公文写作基本常识

    通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

    三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

    四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

    五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

    六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如人事任免通知，财务管理规定等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

    七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

    八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上xxxxxx（机关）文件，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

    九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如:国发[1997]5号，代表的是国务院一九九七年第五号发文。国发是国务院的代字，[1997]是年号，（年号要使用方括号[]），5号是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置:凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用:在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

    十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为签发人:xxx。

    十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明绝密、机密、秘密等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置:通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

    十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为急件、紧急、特急几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

    十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如:（此件发至县团级）。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

    十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写附件如文或者只写附件x件。

    十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。

    公文的行文关系

    行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意:

    一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

    二、行文常规:平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

    三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

    四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

    公文写作的基本要求

    不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点:

    一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

    二、要符合客观实际，符合工作规律。

    三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

    四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点:（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。（二）文字要精炼，篇幅要简短。（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。（六）正确使用标点符号。（七）正确使用顺序号[一、（一）、1、（1）]。

    五、要符合保密制度的要求。

    公文的种类

    公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文:

    上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

    平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

    下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

    延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

    请示和报告

    一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别:请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

    （一）什么事情应该请示？

    一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况:

    1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

    2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

    3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

    4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

    5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

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