现代公文的写作与处理公文格式

    公文的书面格式

    公文的书面格式，又称文件式公文，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。

    国家行政机关公文格式将公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

    一、眉首

    眉首，又称文头、版头，处于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上（约占首页的1/3），包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个要素。

    （一）公文份数序号

    公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码套印。密级公文应当标识公文份数序号，其他公文可不标识。

    （二）秘密等级和保密期限

    秘密等级是指公文内容涉密程度的等级。涉及党和国家机密的公文都应标明密级和保密期限。党和国家机关公文的密级分为绝密、机密、秘密三级。公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格表示在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用隔开。标明密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如:秘密6个月、机密3年、绝密长期。

    （三）紧急程度

    紧急程度是指公文办理与传递的时效性要求。党的机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、加急，行政机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件；紧急电报应当分别标明特提、特急、加急、平急。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

    （四）发文机关标识

    发文机关标识又称文件名称或文件机关名称，由发文机关全称或规范化简称后加文件（或加括弧标注文种名称）组成，如江西省人民政府文件、江西省教育厅文件。

    联合行文时应使主办机关名称在前，文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。

    发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmx15mm。

    （五）发文字号

    发文字号是发文机关公文的排列顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号[]括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。如国发[xx]1号的意思是国务院xx年1号文件，其中，国发就是国务院的机关代字，[xx]就是发文年份，1号就是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关之后加函字，如国务院这三种公文的发文字号便写作国函[20xx]1号。

    联合行文的发文字号，只标注主办机关的发文字号。

    发文字号的位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

    （六）签发人

    签发人是发文机关核准并签发本份公文的主要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

    二、主体

    置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体。主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注等7个要素。

    （一）公文标题

    公文标题一般由发文机关、事由（公文的主要内容或发文目的）、公文种类三部分组成。如国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定，国家教育委员会是发文机关，关于改革和发展成人教育是事由，决定是公文种类。

    公文标题的四种写法。一是由发文机关、事由和公文种类组成。这是公文的常用标题，大部分公文都采用这种标题。如国务院关于进一步推进西部大开发的若干意见。二是由事由和公文种类组成，省略了发文机关名称。如关于劳动能力鉴定有关问题的通知。三是由发文机关和公文种类组成，省略了事由。如中华人民共和国国务院令。四是只写公文种类。如布告、通知等。

    公文标题具体写作中，概括事由极为重要。概括事由的方法习惯上采用介词关于和表达公文主要内容的词组组成介词词组，格式为关于的，作为公文种类的定语。

    公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

    （二）主送机关

    主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复文件中的事项。其位置在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；应使用全称或规范化的简称、统称。

    上行的请示性公文，如议案、请示、批复、函等，只能有一个主送机关。公布性及法规性公文，如通告、布告、章程、条例等，一般不标主送机关。下行的公文，主送机关较多的，可采用概括性的统称，如:各省、自治区、直辖市人民政府、各有关部门和单位。有的公文除主送机关外，还需要让另外的机关了解其内容或协助办理有关事项，这时可以使用抄送的形式。对上级机关要用抄报，对同级机关、不相隶属的机关或下级机关可以使用抄送。

    （三）公文正文

    公文正文是公文的主体部分，由开头（导语）、主体和结尾三部分组成，是一份公文的核心。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。

    正文的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用数字作为结构层次序数，其顺序为:

    第一层用一、二、三；

    第二层用（一）、（二）、（三）；

    第三层用1、2、3；

    第四层用（1）、（2）、（3）。

    以上次序绝对不能颠倒，随意混合使用。

    （四）附件

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