商务技能二公文写作

    职场升职，是一件似乎很难的事情。但是，与细微处见精神。许多时候，也许就一个小细节，就让领导对你刮目相看，你的升职之路就很畅通了。小小的公文写作有时并不受重视，然而，有时候说不定它就是你升职的秘密武器呢。

    文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书，可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪，对个人而言，这体现了其基本的文化素质。因此，无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。

    <b>一、公文的含义</b>

    公文，即公务文书的简称，属于应用文。它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

    公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

    公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用，等等。

    公文的处理程序一般包括:1收文；2分办、批办；3催办；4拟稿；5审核、签发；6编号、印发；7立卷（归档）；8销毁。

    <b>二、公文的分类</b>

    公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

    通用公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文；按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文；按发文性质分为问文和复文；按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文；按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。

    通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据xx年8月24日颁布的国家行政机关公文处理办法规定，行政公文种类包括以下13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括:计划、总结、、领导、典型材料等。

    专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。主要包括:财经文书（市场调查报告、经济）、司法文书（起诉书、判决书、笔录）、外交文书（国书、照会、护照、条约）及军用文书等。

    <b>三、公文的格式要素</b>

    公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

    公文的格式要素一般包括:

    <b>1。</b><b>发文机关（版头）</b>

    发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

    版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种:

    （1）由发文机关全称或规范化简称加文件两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称大版头。例如，北京市人民政府文件。

    （2）由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称小版头。例如，xx市教育委员会（函）。

    （3）印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

    几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

    <b>2。</b><b>公文份号</b>

    公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明分号。

    <b>3。</b><b>秘密等级</b>

    公文的秘密等级分为绝密、机密、秘密三种，由发文机关依据中华人民共和国保守国家秘密法及其实施细则、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角公文份号之下。其具体标识为，前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、10年认定。

    <b>4。</b><b>紧急程度</b>

    紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为特急、急两种，标注在版头左上角秘密等级下。电报分别标注特急、加急。

    <b>5。</b><b>发文字号</b>

    发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件，发文字号为国发〔1998〕12号。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。

    <b>6。</b><b>签发人</b>

    签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况:一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧:签发人:xxx。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

    <b>7。</b><b>标题</b>

    公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

    公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定，这里国务院是发文机关；关于加强血吸虫病防治工作是事由；决定是文种。事由一般都用介词关于和表达主要内容的词组组成介词结构。

    拟写公文标题时，应特别注意以下几点:

    (1)批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如关于的关于，通知的通知。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

    (2)事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加等字，也嫌过长，但概括为废止部分规范性文件，就显得既明确又简洁。

    (3)在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

    (4)标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

    (5)公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如:

    国务院关于依靠科技振兴农业

    加强农业科技成果推广工作的决定

    <b>8。</b><b>主送机关</b>

    主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

    确定主送机关应注意:

    (1)政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。

    (2)请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

    (3)批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。

    (4)普发公文，主送机关应写规范化统称，如xx省人民政府普发文件，主送机关写为各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位。

    <b>9。</b><b>正文</b>

    正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。

    <b>10。</b><b>附件</b>

    附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。

    <b>11。</b><b>印章</b>

    印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。

    <b>12。</b><b>成文时间</b>

    一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

    <b>13。</b><b>附注</b>

    附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

    <b>14。</b><b>主题词</b>

    主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知这一公文，主题词就有企业、经营、效益、通知四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

    <b>15。</b><b>抄送机关</b>

    抄送机关名称应写在主题词后公文尾部的两条等长平行细实线内。

    <b>16。</b><b>印发机关和时间</b>

    印发机关为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。

    以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。

    <b>四、几种常用的商务公文</b>

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