会议效果的评估方法

sp;  在清单一开头，简要地提一下既定的会议目的。在完成这一评估报告时，不要忘记这一点。

    印刷品

    对设计和版面是否满意？内容是否正确或者表述清楚？印刷品是否及时提供？所花的费用是否值得？

    地点

    会议地点的位置是否适当？大小是否合适？住宿、饮食和服务的等级如何？设施是否适用？工作人员是否肯帮忙？与会者的意见如何？

    交通

    车辆是否保养得很好？车辆是否准时？机动性是否很高？司机是否客气和肯帮忙？

    会场布置

    标志、布景、照明和会议地点的装饰水平如何？会场设计的各个项目是否及时提供和安装？与会者对设计布置有什么意见？

    器材设备

    提供器材设备的单位工作完成得如何？安装和操作设备的人员工作效果如何？有无设备故障？原因是什么？

    发言者

    发言内容是否打动人心？讲稿的风格是否合适？内容是否明了？讲稿是如何提供的？辅助设备的资料是否派上用场？

    与会者的意见

    会议采用的风格是否合适？场地设计、音乐是否合适？会议时间是否合适？所花的费用是否值得？

    三、从经验教训的角度评估

    对刚刚结束的会议作出评估，促使下一次会议开得更有成效，费用更少。如果不得不跳过评估阶段，或者是第一次策划筹办会议，下面的几个办法，可以在会议上少花钱，且获得最大的价值上提供帮助。

    会议要开得短。如果预计开一天的会议，可以只开半天，这样只需一夜的住宿。

    安排较多的活动，使会议获得最大限度的价值。应多安排自助餐而减少正式午宴。多开小会，以使与会者能增加参与度。如果有可能也利用晚间开会。

    特别注意选择地点。会议地点的技术设施都在改进，有良好设施的会场利用价值更大，因为可以节省设备的租赁费用。

    对与会者的名单要精益求精。把与会者限于最有可能为会议作出贡献的人。人数少意味着会议场地小，可节省场地租赁，住宿和餐饮费。

    如果请公关公司筹办会议，应多看多问。有的企业提供价格低的全套特价服务，包括现成的布景和可挑选的器材设备。

    如果对于某会议承办公司的工作感到满意，可考虑与其长期合作。保持合作关系，可促使他们减少收费。

    讨价还价。应先确定自己的价位，并努力找到能获得与它最接近的价格的办法。

    上面提到的经验，有助于会议举办者参考。如果动用企业内部资源筹办下一次会议，应首先明确:什么应当做，什么应当避免。如果是由公关公司代为筹办，可以先问问他们是否有某种形式的评估，他们也许会很乐意满足这一要求。多数会议承办公司知道，客户越来越不重视会议表面的热闹和气派，而在乎会议是否能做更有效的变动。因此，这一方面的经验总结正在加强。

    关于会议的经验教训的内容应包括:会议开得是否有效；会议有什么失败的地方；有哪些需要改进的地方；与会者的立场观点。发言者的表现如何；向所有人表明会议开得是否成功。

    如果策划和组织一次会议，经过排练加上具有说服力的发言者，以及有力而又恰到好处的技术支持，对于筹办人、参与者以及所有相关人员来说，可能是一次令人真正满意的经历。

    不同人员对会议效果的评估

    评估会议有三个主要来源:一是会议主持人，二是训练有素的会议专业人士，三是与会者。

    专业人士和与会者对会议所做的评估，视野比较开阔，也比较客观。

    （一）会议主持人的评估

    会议结束后，会议主持人应该这样征求意见:“我主持得怎么样？”“哪些议题进行得非常顺利？为什么？”“哪些部分有问题？”等等。

    这是主持人最起码要思考的问题。花时间对这些细节深入思考，自我评估是有助益的。

    （二）训练有素的会议专业人士的评估

    一个训练有素的会议专业人士对于有效会议的成份、客观评估的技巧以及给予评估的回应都是相当熟悉的。会议专业人士通常坐在会议室的后面，并且以评估表格来做记录。评估的表格一般是按照会议进行的先后次序而设计的。

    会议结束之后，会议专业人士可以将他观察到的事情向全体与会者报告，并邀请他们共同讨论如何改进下一次会议；也可以私下同会议主持人交换看法，并讨论需要改进的地方。

    （三）与会者的评估

    与会者是评估会议的最佳人选。他们对于会议内容、会议中发生的事情以及主持人的表现都有所感受与反应。会议中公开讨论通常是得到与会者反馈信息的最佳方案。

    虽然会议中与会者的直接反应对于评估会议有一定的价值，但这种反应势必带有迎合会议气氛的色彩，要获得与会者对会议的印象及自己的想法，可以在会议结束后几天之内，请他们填写一份问卷。问卷要简单，最好采取只提少数相关问题的办法，测验会议的主要意图是否已被接受和理解。

    除了这些有关的问题，问卷还应设法发现与会者对以下问题的看法:

    地点——位置是否适当？是否容易到达？是否有足够的停车场？是否舒适？服务和饮食是否良好？工作人员的服务如何？

    会议的组织——是否在开会前就对会议内容已有所知？旅行安排的效果如何？座位安排是否满意？日程表、选票、简报等辅助资料是否做得很好？

    会议——会议是否筹办得很好？在会上能否看清楚、听清楚？发言者是否给人深刻印象？辅助器材是否良好？有没有足够的时间提问？与会者是否觉得充分参与了会议？从会议中学到了什么？

    后续行动——是否有正式的后续行动？如果没有，是否应当有这样的行动？会议的直接结果是什么？是否打算采取进一步的行动？

    筹办人最好在确定了会议目的的前期策划阶段，就设计出一份问卷。对会议的策划越投入，本来模糊的想法越有可能变得清晰。

    要让与会者填一份问卷可能有一定困难，因为在会议结束之后，每个人都将忙于工作。解决这个问题的方法是:或者带着小型录音机登门拜访；或者举办填写问卷有奖比赛；或者不断地催促，这当然要注意避免与会者的反感情绪。