秘书实务实训

专业进一步拓展，决定筹建化工系。

    兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾人选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力？，有利于加快学校向综合性大学迈进。随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。

    一个月后，兴华化工学校师生员工喜气洋洋，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的有院长、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。实训要求:

    1、草拟一份签字仪式的准备方案。2、布置模拟签字厅。3、模拟演示签字仪式。

    4、参加实训的双方须简单演示见面礼仪，在着装上适当修饰。

    案例十庆典活动

    职业情景

    成功职业中学创建于1955年，原来是一所农业类学校，起初只有200多名学生，20余名教职工和50万元固定资产。建校以来，学校历经3次撤并后，学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标，逐步减少“农字号”专业，陆续开设了公共关系、文秘、礼

    仪服务、市场营销、美容美发等新兴专业。经过几年的发展，学校的文秘专业被评为省级示范性专业，学校被升格为国家级重点职业学校，目前学校拥有近3000名在校生、200余名专任教师，固定资产近亿元。“成功”办学走过了50年，是一部“成功人”自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。

    今年是学校建校50周年，学校领导经过研究，决定举办50周年校庆活动，并确定了“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校庆筹备委员会讨论审核。

    秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划，制订议程，拟定邀请重要来宾的名单，并撰写相关文书，直接接受筹委会领导、协调、监督。

    新闻组负责庆典活动新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排。

    接待组的主要工作由该校的文秘教师负责筹划，具体工作由文秘专业的学生承担，要求统一着装，负责迎接宾客、来宾签到、赠送纪念品、茶水服务、活动迎导、参观解说，并要求在大门口列队迎送客人。

    信息组负责组织编写校史、校友录及学校宣传册。

    联络组主要负责联络各界校友，组织校友会。

    对于50周年校庆，学校领导非常重视，制订了一整套方案，专门拿出80万元经费用于筹划庆典。在庆典仪式上安排了剪彩活动，校庆日晚上还将举行盛大的庆祝晚会。同时，为使校庆活动更具学术气氛，校庆期间还将举行“学校发展战略研讨会”和“职业教育学术报告会”，既体现隆重热烈，又让人觉得意蕴深刻，更能展现“成功人”气度非凡。

    实训要求:

    1、编制一份校庆活动庆典仪式的程序。

    2、模拟演示庆典仪式的大会场景。

    3、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由学生自己拟定。

    4、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容，但不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战略研讨会等内容。完成后，由全班学生集体讨论。5、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。

    案例十一新闻发布会

    职业情景

    北国商品城坐落在经济强市m市繁华商业街上。该商城总投资2亿元，总建筑面积20万平方米，拥有1000多间铺位，是一个集物流、小商品批发、生活娱乐、电子商务等各项功能为一体的大型批发市场，年交易额50亿元以上，现已成为m市的采购中心、物流中心、商贸中心。

    为了进一步打响北国商品城的品牌，商城邀请五圣瓤策划公司进行策划设计。五圣髓策划公司为其设计了“热情、豪放、超越”的企业理念，并形成了系统的ci规划体系，充分体现了商品城领导的高瞻远瞩和策划大手笔。

    xx年12月25日，北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向社会隆重推出ci识别系统。到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表。在新闻发布会上，北国商品城的吴总经理介绍了商城的情况及今后的经营规划，公关部经理孔丽小姐向与会人员宣读了ci宣言，并展示了部分vi设计，m市程副市长莅临到会祝贺，他对北国商品城所取得的成就充分地予以肯定，五圣ci策划公司首席设计师张娜对设计意图进行了说明。新闻发布会上，记者提问十分活跃，就商城领导人和前景发展进行了采访。本次新闻发布会，由北国商品城行政部经理洪瑶主持。

    与会人员相信，随着商城ci的导入，北国商品城将更具知名度，而且能为更多的业主带来“钱景”，达到“共赢”的目的。实训要求:

    1、请列出该商城新闻发布会的程序。

    2、根据职业情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景。

    3、要求每位发言人都以相对应身份角色的发言，每位记者都应提问。4、新闻媒体的名称由同学自拟，采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。5、发言材料及提问根据情景材料设计，允许在此基础上做适当的延伸和扩展。6、将新闻发布会录像，待实训结束后，在班里播放，进行评价。

    模块二办文

    案例一文书处理

    职业情景

    中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括:广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。

    中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优.

    为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照要求:演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。

    发文处理:

    根据上述内容，制发一份通知。发文工作分4个场景。

    1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。

    要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。

    2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。

    请演示领导审核签字的过程。

    3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。

    请演示秘书编号印制文件的过程。

    4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。

    请演示秘书发文登记的过程。

    案例二邮件收进的程序

    沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。

    沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类:有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。

    沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。

    在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到二分附件，她用红笔在信纸上写下:“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。她想，这封信让总经理来处理吧。

    另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。她写到:

    郭思源先生:

    非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向您致谢。敬请安好。

    奇斯公司敬上xx年5月6日拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。

    思考题:

    1。、沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？

    2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？这封信有可能是什么内容的信？3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？

    案例三误拆信笺的处理

    小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？

    小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤:

    发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。把信纸按原样折叠好，放回信封。取一张便士贴，上面写上:sorry，openedbymistake，并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。每天规定的称颂邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室，如办公室无人，当面向总经理道歉。若办公室有其他人在，则过后道歉。

    通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。事后，小王即使总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有表明性质的私人信件。小王得出如下经验:一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆。二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。

    思考题:

    1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？

    案例四信息工作

    职业情景

    大华电通成立于1986年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域。1997年股标上市，xx年11月大华推出新品牌“beq”，立志以“bringingenjoymentqualitytolife（享受快乐科技）”为己任，打造数字时尚领导品牌。

    身为it产业的领导得，beq在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹。在欧洲、美洲、亚太各国及中国内地设有分公司，从事行销及客户服务；在马来西、墨西哥、中国北京及台湾地区设有生产基地；拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。位于北京的软件研发中心，拥有1200位研发工程师和超过728项的专利。xx年，beq年营业额为20亿美元。

    鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决定在各大高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。招聘的信息资料工作分5个场景。

    xx年2月18日星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上发一个招聘广告。他告诉陈红；请应聘者将、应聘意向、薪资要求、联系方式及近照一张寄到本公司。联系人是人力资资源部，，公司网站是。思考题: