怎样才能写好机关应用文呢?

，繁琐重复，使人读后茫茫然不知所云的文件，不仅浪费了人力物力，而且贻误了工作。这就要求，撰写者和审稿、定稿者，必须深入实际，深入群众，认真调查研究，掌握群众的思想脉搏，关注自己工作领域中的新情况，新问题，新经验，使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说，靠表面现象和老经验做决断，或者唯书、唯上，只靠上边的精神，不顾下边的实际，当传达室、转运站等官僚主义作风。当然，对机关工作来说，草拟、印刷、发送文件，并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示，当面接洽的事，也写个材料；应面对面解决的问题，也发个指示、通知；本来有个简单文件就可解决问题，也搞成长篇大论，那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法，懂得哪些情况和问题应形成文件，哪些不必形成文件，哪些该长，哪些该短，哪些应快，哪些应慢，就会大大减少文件的数量，提高文件的质量和写作速度。

    古今中外，凡是有作为的政治家，无不重视公文的写作。在我国，公文的产生，几乎和文字的形成同步。中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中有殷王的文告，如王大令众人曰协田！其受年(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如毛公鼎是成王册命毛公之辞，散氏盘是两国疆界的契约。尚书中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在论语?宪问中，还记载了文件的写作过程，为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后，随着社会经济的发展，国家政务活动的日趋复杂，公文的种类也越来越多，光是以皇帝名义发布的文件就有制、诰、诏、旨，敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结，也开始系统化、理论化。在后汉书?刘陶传中出现了公文一词:但更相告语，莫肯公文。晋代陆机的文赋，第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题，提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰，撰写了体大思精的文心雕龙其中书记、诏策、檄移、封禅、章表、奏启、议对、祝盟等篇，都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告谏逐客书，汉代司马迁的报任安书贾谊的过秦论、治安策、论积贮疏，晁错的贤良对策、论贵粟疏、言兵事疏，王莽的新莽量铭，三国蜀汉诸葛亮的出师表，晋朝李密的陈情表，唐代魏征的谏太宗十思疏，韩愈的论佛骨表，宋代王安石的答司马谏议书苏轼的乞校正陆贽奏议进御札子等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我们借鉴学习的范文。

    我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年，由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东某某农会，就设立过文牍部。一九三一年，周恩来同志组织文书部门制定了文书处置办法。一九四二年，陕甘宁边区政府还颁发过陕甘宁边区新公文程式，把机关公文分成主要公文和辅助公文两类，主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月，华北人民政府又颁发了华北人民政府公文处理暂行办法，对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后，政务院又于一xx一年颁发了新的公文处理暂行办法，对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一xx一年一月，一xx六年十一月，中共中央和中央办公厅又先后批发了中国共产党中央和某某(某地)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例与中国共产党某地级机关文书处理工作和档案工作暂行办法，一九八一年二月，国务院办公厅又发布了国家行政机关公文处理暂行办法，共七章三十三条，具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展，机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅发布了国家行政机关公文处理办法，共七章三十七条。它的发布实施，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。

    毛泽东、周恩来、xx等老一辈无产阶级革命家，从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件，党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手，或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件，他们也多次作过指示。比如，积极倡导领导干部亲自动手，反对秘书代劳；文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则；文件要有三性，准确性、鲜明性、生动性；提倡革命的文风，反对文牍主义等等。周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法，还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切，作为他们的革命实践的组成部分，为党的事业做出了贡献，给我们树立了榜样。今后，随着我国社会主义现代化建设的迅速发展，经济体制改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说，如果机关干部不会起草或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

    第二节 机关应用文的特点

    要写好机关应用文，首先应了解和掌握它的特点。而掌握它的特点，最好的办法是把它和其它文体作比较。

    和小说、诗歌、戏曲、文艺性等文艺作品比较，机关应用文不属于形象思维类型，而属于逻辑思维的范畴。它不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者:它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质真实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质性问题；它不是给人们以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。因此，实用是机关应用文的第一个特点。

    这个实用的特点，表现在内容上，它必须有现实的具体的针对性。上级向下级发送的文件，都是为了解决现实生活中存在的问题，对特定的问题表明态度，提出解决的方针、原则、措施、办法。下级向上行文，也是反映生活和工作过程中的新情况、新问题、新经验，请领导机关和领导同志了解，注意，或者提出建议、方案，请上级定夺。横向使用传送的文件，也是就某一或某些问题，相互知照或协商。毛泽东同志在反对党八股一文中指出:任何机关做决定，发指示，任何同志写文章，做演说，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。这个有用，对机关应用文来说，就是实用。

    在表现效用上，绝大多数文件，有较强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用？转化为档案材料。比如，历史上某个朝代的一封奏章，一道诏令，只适用于那个朝代的特定时期。奏章送上被皇帝批阅，诏令下达被执行，它们就完成了任务，失去了效用。有些公文，至今仍作为典范流传，并不是它能解决某个实际问题，而是在某些方面仍有学习借鉴的意义。再如，今天的请示、通知、任免书等，请示得到答复，通知的对象接到通知，任免的干部各就各位，那份请示、通知、任免书就失去了基本效用。如果以后出现问题，需要查对，那就是历史档案的作用了。

    有人会问，书信、、笔记，乃至社会评论、新闻报导、学术论文，也是实用文体，机关应用文和它们又有什么区别呢？

    一是使用范围和对象不同。机关应用文是在党政领导机关、群众团体、企事业领导部门这个范围内使用的，是机关干部用以开展工作的一种工具。它对特定范围内的组织和个人有不同程度的强制性和约束力，也就是有法定的权威性。有关的组织和人员或者作为工作参考，或者作为工作依据，或者必须遵照执行。而不象、书信、学术论文、新闻报导等，既见乏于专业部门，也见之于社会生活的各个方面，任何人都有撰写书信、日记、学术论文、新闻报导的自由，其成品对别人没有任何法定的强制性和约束力。

    二是担负的任务不同。机关应用文是国家机关实行管理的需要，体现国家政权机关的指挥意志，主要任务是交流信息，宣传教育。它是行为的规范，工作的依据。今天，它的根本任务，就是贯彻党和国家的方针政策、法律法令，以推进我国社会主义现代化建设。多数机关应用文，具有直接的鲜明的政治性。而日记、书信、新闻报导、学术论文、社会评论等，则是记叙日常生活中的所见所闻，交流个人的思想和生活状况，向社会报导消息，陈述观点，探讨学术问题等，新闻报导和社会评论有政治倾向性，而日记、书信、学术论文等，则可用于与政治毫无牵涉的其它方面。

    三是表现形式和行文方式不同。机关应用文不象日记，书信那样，不拘一格，自由行文，而是根据不同内容和任务，有不同的相对稳定的格式和行文方式。每个朝代，对公文文种及其格式都有不同程度的规定。一定的内容和使用目的，只能选择与之相应的文种，不能混用，不能出格。现在也不例外。该请示的事只能写成请示，不能写成报告，通知不能写成通报，指示不能写成命令等等。它们有特定的书面形式，有开头、结尾的专门用语，有相应的种种规定。文件的传递也很严格，比如，向上级报送的文件，未经有关领导批准，不得下发。每份文件，只能在规定范围内阅读，不得任意扩散等等。有的连用纸、书写都有要求。这种固定格式和行文方式，是机关应用文法定权威性和鲜明政治性的要求，是机关工作高效率的要求，同时也给作者提出必须具有严肃的态度、严谨的文字等要求。因此，严格是机关应用文的第二个特点。

    机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有燕山雪花大如斗、会须一饮三百杯；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导，作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信，你可以想到那里写到那里，而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切，比如，把叙述性的错误是严重的，写成结论性的犯有严重错误；把给某地民发放物价补贴，写成给群众发放物价补贴；把领导干部写成干部，还有象保护公共秩序，基本上是扎扎实实的等，都是概念模糊，叙述不贴切的表现。要防止把现象当作本质，把偶然发生的事，不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判断进行推理的时候，要十分周密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一的说法，不能有另外的说法，比如这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决，既然十分成功，为什么又说主要问题没有解决呢？这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件，涉及面广，影响面大，切不可追求华丽而失实，造成思想混乱，使工作遭受损失。因此，准确、扎实是机关应用文的第三个特点。

    工作质量和效率的高低，是衡量领导机关、领导班子水平高低，能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上，就是积极倡导简捷明白，一语中的，力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下，尤其如此。毛泽东同志在反对党八股中十分尖锐地指出:我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又臭又长’。一九四八年一月，毛泽东同志在关于建立报告制度一文中又指出:报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。一xx二年二月，党中央发布了关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示，指出:凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁细在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱其结果，使领导同志对这些文电难看，或者就没有看，等于白写。毛泽东同志的文章和党中央的指示，都把内容扼要，晓畅明快，作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件，仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。

    由此可见，实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点，它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点，恐怕不尽妥当。实际上，政治性最强的不是机关应用文，而是政论文；格式要求最严的也不是机关应用文，而是古诗赋，特别是格律诗。当然，机关应用文的特点如何叙述，还可以继续探讨，以便表述得更准确、更科学。