公文处理实施细则

    (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。

    (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

    (三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。

    (四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

    (五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。

    第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

    (一)草拟公文的要求:

    1。要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

    2。情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

    3。引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

    4。草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

    5。数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

    6。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一"，第二层为"(一)"，第

    三层为"1"，第四为"(1)"。

    7。不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

    (二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。

    审核的重点:

    1。是否需要行文。

    2。是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。

    3。提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

    4。处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。

    5。文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。

    审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。

    (三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。

    (四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

    (五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

    (六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。

    (七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

    第十八条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

    文件的管理

    第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。

    第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

    第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从秘书工作x年xx月xx日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。