公文体式的选用

制文者认识、把握公文运行规律的程度成正比的一致关系。这主要表现在各级制文者对现行通用公文总体及各文种的运行规律的认识与把握上；还表现在公文法规制定者对整个公文在其发展过程中运行规律的认识与把握上。

    任何制文者，如果对现行通用公文特别是对其各具体文种的基本职能都认识得很清楚，运用得很熟练，又严肃认真，那么文种就不会错用、滥用，文种选用的准确率就跟制文者认识、把握公文运行规律的程度成了完全正确的一致关系，姑且叫做正值一致关系。这在公文写作中居于大多数，遗憾的是还有一些制文者对于公文规律缺乏认识，又故步自封、懒于学习，单凭感觉、经验、惯例行事，因而使得文种错用、滥用的现象屡屡发生，由此构成了文种的错用、滥用与制文者对公文规律的缺乏认识的一致关系，姑且称之为负值一致关系。有的机关常常公告通告不分，通告通知混淆，就是这种负值一致关系的表现。

    但造成这种负值一致关系，还有公文法规制定者方面的原因:一是公文法规制定者对某些文种的职能至今把握不定；二是各系统的公文法规制定者至今未形成完全统一的认识。这也即是说，当前在文种选用上的负值一致关系，是有某种必然性和难除性的。为从根本上解决文种的准确选用问题，必须各有关方面加深研究、加强沟通、加紧公文写作人才的科学培训才有可能。

    (二)把握文种选用的要求与方法。

    揭示公文体式中以文种为核心的关系网，为彻底解决准确选用文种问题打下了基础。下一步就是要把握准确选用文种的要求与方法。

    1.文种选用的原则要求。文种选用的原则要求很简单，那就是:准确，规范，相对稳定。

    所谓准确，是说所选用的文种，其职能要跟它的表达内容、作者身份(制文机关)、行文方向、读者身份(行文对象)、制文的目的意图完全统一起来，从而构成以文种跟各有关方面的正向或正值的完全一致关系。

    所谓规范，是说所选用的文种，其职能与名称要严格执行有关法规的规定，一些未被法规列出的非法明公文的文种，其职能与名称一般应按惯例并参照有关规定使用，不得随意变动。如有违反，当受处罚。

    所谓相对稳定，这即是说，公文法规对文种所作的规定一经发布，就要稳定一个相当长的时间，不可朝令夕改，随意更动。文种的职能与名称都要保持一个相当长的时间不变。

    准确，规范，相对稳定。当我们进行文种选用之时，最好能先想起这三个原则要求。

    2.文种选用的基本方法。为实现文种选用的三项原则要求，须遵循以下基本方法:

    第一，认真学习、熟练掌握、严格执行现行公文法规。这是最根本的一点。离开了这一点，就一点谈不上实现文种选用三项原则要求。文种选用之所以出现这样那样的问题，归根到底，几乎都是由于不执行公文法规造成，不是由于不懂公文法规就是由于无视公文法规造成。现行的几种公文处理条例或办法，虽然还不够严密与完善，彼此还有若干可以一致却相互矛盾的地方，但由于它们是数十年来革命斗争与社会主义建设中公文处理、公文写作的经验总结，同时还吸取了几千年来公文处理、公文写作的有益处的东西，基本上反映了我国当前公文处理与公文写作的实践经验和客观规律，基本上适应我国当前的社会管理需要，是直接指导当前公文写作的基本文件，是我们选用文种的主要依凭，因而是必须认真学习、熟练掌握、严格执行的。要坚决克服有法不依、有章不循的坏作风。

    第二，反复研究、仔细辨明公文内容、材料的性质特点，然后找最适合表现此种性质特点的内容、材料的文种。这主要是对那些不易把握其文种适应性的内容、材料而言。如xx省人民政府关于表彰奖励xx等优秀运动员、教练员的通报这样写道:我省体育健儿，在第26届奥运会上克服困难，经过顽强拼搏，获得1枚金牌、2枚银牌、1枚铜牌、4个第五名和1个第八名，并破三次世界记录，取得了优异成绩。为了进一步促进我省体育事业的发展省人民政府决定:授予金牌获得者xx、xx‘省劳动模范’称号，给予通令嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套。省人民政府号召各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献；希望体育战线的同志再接再厉，不断进取，为发展我省体育事业再立新功。它即使不用嘉奖令也应用表彰决定。可由于没有认真研究、辨析内容的性质特点而用了通报，实在遗憾。

    第三，明确制文机关同公文内容之间的必然联系，然后即可确定其恰当文种。如某团体的代表大会要制定一个全体成员共同遵守的根本性文件，其文种必是章程；国务院要就某一重要事项作较为全面、系统、原则的规定，其文种必用条例；共和国主席要发布特赦事项，其文必称特赦令；如此等等。如果我们对制文机关同公文内容之间的这种必然联系了如指掌，不少公文的文种选用就一点不成问题。

    第四，明确行文方向，定准行文对象，特别是定准主送对象，进而考虑选用与所写公文完全适应的文种。若拟制与行文方向无直接关系的规范性公文，可根据内容特点、制文机关、制文目的与意图来确定合适的文种。若拟制下行文，则须进而定准行文对象，特别是主送对象，并结合其制文目的意图、成文方式过程，确定其合适的文种，或命令(令)、指示、批复、决定、决议等等；或公报、公告、通知、通报等等。若属上行文，则须进一步明确其不同行文目的要求来确定其文种:只提供情况、信息而无必复要求者为报告；请求指示、批复、批示、批准者为请示；请求批转者，建议称之为请转报告。若属平行文，一般可直接确定为函。若属不运行文，则可直接定其文种为会议记录，或大事记，或总结。

    第五，细心领会领导的制文目的意图，找出最能体现领导制文目的意图的文种。细心领会好领导的制文目的意图，最充分地体现好领导的制文目的意图，是拟制好每个公文的出发点、主导线和归宿地，自然也是每个公文文种选用的出发点、主导线和归宿地。但要领会好领导的制文目的意图并非总是很容易的事情。如果领导精明强干又深谙公文写作，那他不仅会明白无误地讲清制文的目的意图，而且还会准确无误地讲明选用什么文种。可惜这种幸运机会并不很多，而为难之时倒是不少。这就要求公文草拟者非下苦工夫去反复琢磨、细心领会不可。例如xx省人民政府关于禁止赌博的处罚条例，其文种显然是错了。首先是省政府无权制定条例；其次是仅对赌博作处罚规定也不宜称条例。其标题应称xx省关于禁止赌博的通告或xx省关于惩处赌博的规定。但文种究竟是用通告还是规定，只有完全了解领导的制文目的意图之后才能确定。

    第六，按文种准确选用的难易程度将文种分类排队，然后把准确选用难度较大的文种集中起来，对公文写作人员进行准确选用这些文种的强化训练，打歼灭战，以求最终解决问题。细察诸多文种，真正较难准确选用而较易错用、混用的文种并不很多，主要有条例、规定与办法，指示、决定、决议与意见、通知，公告与通告，请示与报告，请示与请批函，请示、报告与请转报告，总结与总结报告，总结与等。若能对公文写作人员有效进行强化训练，变难点为易点，则文种的准确选用问题最终将不再有困扰。这也可说不是方法而是一种措施，若能切实实施，让公文写作人员真正下一点苦工夫，必定受益不浅。

    （作者单位:湘潭大学）