部门代拟公文稿应把握的几个要点

派人出席日则应用请示。三个文种都起通知作用，如果使用文种得体，对方就会满意；否则，就会引起反感。

    四看反映事物的时间。公文是一种载体，它的使用，必然会涉及某项事物、事件、工作。由于反映的时间有先有后，使用文种应当有别，才能使行文收到良好效果。例如，1998年，xx市遭受了特大洪涝灭害，灾害发生后。xx市委或xx市政府授意民政部门立即写出报告。向上级反映灾情；当抗灾需要上级给予物力、财力支援时，就写请示；当抗灾结束时，就再次写报告，上报抗灾活动情况及成效。通过一系列的公文活动，把受灾和抗灾的有关情况如实反映到上级机关，收到了较好的效果。

    把好语言关

    具体来说，主要有四点:

    一要准确。公文的题目必须能表达全文的主要态容，文内大小标题、字字句句都要准确无误。

    二要庄重。从字词的选择到句式及修辞的考虑，都要根据公文的严肃性、权威性来确定，以体现公文庄重得体。要坚持一种惯用格式，约定俗成，不得违反。

    三要简明。公文用语必须句稳词妥，朴实平正，简洁精练，鲜明生动，清楚明了。选字用词要反复推敲锤炼，能用一个字讲清的决不用两个字，做到多一个字不可、少一个字不行，恰到好处。

    四要规范。公文内引用的人名、地名、时间、数字、引文等必须符合规范。

    把好时限关

    公文具有较强的时限性，这是与文学作品不同的显著标志。一部好的文学作品，可以使用几年、十几年，甚至上百年，而公文的时限性很强，要求很急。例如，需召开会议传达贯彻上级某项重大工作部署，就必须及时发出会议通知，大会报告和有关文件，必须于会前完成，简报必须在会期发出；贯彻政策中遇到的难题必须及时请示；发生重大事件要及时报告，等等，如果超过时限，错过机会，就会误事，甚至影响整个工作部署。可见，时限性是把好部门代拟公文稿质量关的一道难关。

    把好时限关，首要的是平时多写多练，努力实践，提高应变能力。其次是注意积累资料，熟悉情况，做到胸有全局，手有典型，笔下有神，特别要注意搞一些分门别类的半成品，一旦急需，稍作加工，即可变为成品。其三要吃苦耐劳、无私奉献的精神，遇到赶急的情况，要加班加点，夜以继日，连续作战，直至完成任务为止。

    把好格式关

    主要是应把握三个方面的格式:

    1.文面格式。公文的文面格式分为三个部分，即文头(眉首)部分、主体部分、文尾(版记)部分。文头部分包括版头(报头)、份号、密级、发往地址、紧急程度(等级)、发文字号(部委号)、签发人、收发报序号8项、占页面l3左右:主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围8项；文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记3项，在公文最后一页下端，最后一个要素置于最后一行。

    2.用纸格式。公文用纸幅面规格采用16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准a4型(长297毫米，宽210毫米)。在党政机关中，应与自己的上级机关保持一致，以利于公文的使用、装订等。用纸格式一经确定，必须长期固定使用。

    3.排印、装订格式。用16开型纸印刷公文，党的机关的公文，一般每页排20行，根据整篇公文排印工作需要，也可排19行或21、22行，每行25个字；行政机关的公文，每页排19行，每行25个字。公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。公文在左侧装订，骑马订或平订或胶粘。

    把好保密关

    部门或单位的文秘人员在代拟公文稿的过程中，可能要接触大量的机密、秘密’，因此，一定要严格按照保密法的要求，强化保密意识，增强保密自觉性，养成保密习惯绝不可粗心大意。

    凡是起草具有密级的文件，都要到保密条件较好的场所去写作，在文件未公开出台以前，要守口如瓶，坚决不准向外扩散，泄露公文的内容。因起草公文需要引用机密文件的原件，在使用过程中要妥善保管，用完后及时送还机要部门。起草的公文成稿后，要主动打扫战场，清理参阅资料，该归档的归档，该销毁的销毁，做到万无一失。

    （作者单位:常德市委办公室）