《公文处理案例精逊摘选

    公文处理案例精选是一本由我会会员、四川大学杨戎教授主编，即将由四川人民出版社出版的新书。该书系四川省秘书学会庆祝新中国成立60周年献礼丛书之二。该书将在xx年春节与读者见面。该书分为10章约35万字，采用案例评析写法，收集案例近200个，汇集了作者在多年公文教学科研中与全国各地区、各行业的公文工作者的互动交流中收集的各种问题和事例。该书内容紧贴公文处理实际，可操作性强，既介绍了大量实际部门可资借鉴的宝贵经验和成功做法，又提供了丰富的公文处理参考资料以及查找线索，也不乏有关学者对于新时期公文处理工作发展的独到见解和具有新意的探讨意见，值得公文工作者阅读。近期各地不断有读者来函来电询问该书出版情况，以下是作者从该书各章摘选的若干案例，以馈读者。

    案例2-14领导一句批示语岂能代替政府文

    某省s县太行市场原由该县工商局和众多商户联合兴建，而仅凭副县长在工商局的请示报告上签同意之后，市场就被所在村庄的村民拆掉。近日，负责异地审理此案的d县人民法院依法判决:仅有副县长的签字是不够的。

    s县太行市场兴建于1985年，当时s县工商行政管理局与商户签订协议，由商户投资建商铺，场地产权归工商局，商铺产权归商户。当年12月，市场建成后，在各方的努力下，生意异常火爆，但众商户多次要求办理房产手续均未能如愿。

    xx年1月10日，s县工商局项该县主管领导呈交了请示报告，请求允许将太行市场的拆迁改造开发管理权移交给市场所在的c村，主管副县长在请示报告上签字同意，另一位副县长也签字:按政府意见办。1月11日，s县工商局发出关于将太行市场的拆迁改造开发管理权移交c村的公告；同时，s县人民政府拆迁管理办公室下达拆迁冻结公告。随后c村有关人员几次进场拆迁，与商户发生冲突。无奈之下，75名商户将s县工商局和s县人民政府拆迁管理办公室起诉到法院，请求法院判令两单位收回公告成命。此案由该省d县人民法院异地审理。

    d县人民法院经审理认为，s县工商行政管理局未得到该县政府的正式决定，而仅凭一份有两位副县长签字的请示报告，便将太行市场移交给所在的c村，其做出该移交公告行为的主要证据不足。据此，d县法院做出一审判决:撤销s县工商行政管理局关于将太行市场改造开发管理权移交给c村的公告和s县人民政府拆迁管理办公室涉拆字（xx）2号拆迁冻结公告。[1]

    问题讨论

    1.本案例中s县工商行政管理局的几次行文存在什么问题？

    2.请示文种的用法以及对于请示的批准形式。

    评析

    本案例涉及请示文种的用法、公文生效程序等问题。

    （一）s县工商行政管理局的几次行文存在的主要问题

    1。违反请示的行文规则。按照规定，除上级机关负责直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示，即请示不送领导个人。本案例中s县工商局却直接向主管副县长呈交了请示；同时还将请示与报告文种混用。

    2。行文未完成法定的生效程序。s县主管领导只是在原请示件上下了批示意见，如果该批示要生效必须通过履行法定的生效程序，由县政府正式批复s县工商局。两位副县长在请示上的批示意见属于机关内部办文程序中的领导批办意见，并不具有正式公文的法定效力，更无凭证性可言。

    3.本案例中而仅凭一份有两名副县长批示的请示，便将太行市场移交给c村，又对其做出移交公告的主要证据不足。

    （二）对于s县工商行政管理局请示的批准形式

    s县人民政府对于县工商局的请示可用正式行文、电话答复、原件批回、当面传达等方式给予正式批准。以上不同批准方式均需要履行法定程序，留下处理凭据。

    1.正式行文批复，应履行批复形成的法定生效程序——领导签发，批复正本需要具有正式格式和印章等生效标志，主送s县工商局，抄送s县人民政府拆迁管理办公室，才具有法定效力，作为执行公务的凭据。

    2.电话答复，收文机关应有正式电话记录，上级机关在原请示的收文处理单的办理结果栏目中进行注办记录，包括发话时间、人员、对方接听人员、答复要点等。

    3.原件批回，将两名副县长签字的请示原件留存在s县人民政府办公室存档，将请示原件进行复印并加上复印机关s县人民政府或政府办公室的鉴证章，主送s县工商局，抄送s县人民政府拆迁管理办公室，方可作为正式公文执行。

    由于这项公务事关重大，需要保留办事凭据，故以选择第一种方式正式行文批复为最佳。

    （摘自公文处理案例精选第二章公文特点与功能）

    案例3-16印发公文用通知此处行函可商榷

    关于印发xx年全国干线公路养护与管理检查注意事项的函

    交公便字〔xx〕225号

    各省、自治区、直辖市交通厅（委），天津市市政工程局，上海市政工程局:

    根据xx年全国干线公路养护与管理检查准备会会议精神，我司起草了xx年全国干线公路养护与管理检查注意事项（附后，以下简称检查注意事项）。

    现将检查注意事项印发给你们，请在全国检查过程中遵照执行。

    附件:

    1。xx年全国干线公路养护与管理检查注意事项

    2。全国公路检查管理规范化评分系统

    交通部公路司（印）

    二五年九月七日

    问题讨论

    1。文种函与函的形式是否一回事？

    2。印发文件应该使用什么文种？

    评析

    本例文涉及文种函与特定公文格式之一信函式（函件格式）混淆的问题。

    （一）本例文是以函的形式在行文

    本例文发文机关交通部公路司是内设机构，按规定不能对外正式行文，只能以函的形式行文。国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函〔xx〕1号）解释，部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代部门审批下达应当由部门下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。从本例文的发文字号交公便字〔xx〕225号可见，本例文即是一份以内设机构资格，用函的形式发出的业务联系性行文，属于系统内行文。

    （二）本例文应该使用印发性通知

    1.函的形式不是指文种必须使用函。函的形式亦称函件格式、信函式格式，是国家标准国家行政机关公文格式[2]中规定的特定公文格式之一，一般适用于事务性公文中的下行文和平行文。在使用函件格式行文时，发文主体照样可以按照行文目的和内容选用相应的下行或平行文种，包括函、通知、批复、意见通报等，所以本例文的文种并非必须使用函。

    2.本例文应该改函为通知。按照办法，函作为国家行政机关法定公文文种之一，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；而本例文内容是印发公文并要求收文者遵照执行，文种应选用传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的印发性通知才符合行文目的。例文标题应该改为关于印发<xx年全国干线公路养护与管理检查注意事项>的通知(注意:此处的<注意事项>作为文件标题容易产生歧义，所以加上了书名号——作者)。

    （摘自公文处理案例精选第三章公文分类与文种）

    案例4-9多层转发标题难[3]四招方法繁化简

    材料1xx县人民政府关于转发xx市人民政府关于转发xx省人民政府关于做好防汛工作的通知的通知的通知

    材料2xx市政府关于转发x省政府关于转发人事部关于为xx同志恢复名誉后享受x级待遇的通知的通知的通知

    材料3xx市人民政府关于转发xx省人民政府关于转发xx部关于汉族地区佛教道教寺观管理试行办法的通知的通知

    问题讨论

    1。转发性公文标题存在哪些问题？

    2。怎样使多层转发批转性公文标题化繁为简？

    评析

    批转（转发）性公文，采用通知文种。其正文简单，可以采用格式化写作，但其标题的写作相对比较复杂。因其是复式结构，如机械套用一般公文标题发文机关+事由+文种的基本格式，往往出现如案例中两个乃至更多标题重叠的情况，造成关于、转发、通知的重复使用，繁琐冗长，不知所云。要使多层转发批转性公文标题化繁为简，可采用以下方法:

    （一）简化

    当转发层次较多时，可以省略中间环节，直接转发（批转）原公文，压缩介词关于和重叠文种，将删除后也不会影响题意的赘词或标点符号删去。

    如材料1可简化为:xx县人民政府转发xx省人民政府关于做好防汛工作的通知的通知

    材料2简化为:xx市政府转发人事部关于为xx同志恢复名誉后享受x级待遇的通知的通知

    （二）合并

    多个被转发机关、被转发公文标题合并，因为在公文正文和附件中可以完整体现被省略的部分。

    如:xx总公司关于印发关于xx项目管理的五个规定的通知

    xx市政府办公室转发市xx局等六单位关于xxxx的意见的通知

    国务院办公厅转发人事部财政部关于调整机关、事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员离退休费三个实施方案的通知

    （三）重拟

    建国之初，我国公文格式只有事由没有标题。近几年，一些地方政府在其公文处理实施细则中也已有明文规定:转发上级机关的公文，如其标题过长，可按事由摘要转发[4]。只标明事由的标题在海外公文中也十分流行。

    所以材料3的标题可重拟为:xx市人民政府关于贯彻执行汉族地区佛教道教寺观管理有关文件的通知

    （四）直接翻印下发

    按照办法第四十六条的规定，对于直接上级机关无密级来文，如果下级机关没有具体补充意见和执行意见，可以经过本机关负责人或办公室主任批准，直接将上级公文翻印下发。翻印上级机关公文必须作一些简单的技术性处理。

    技术性处理的内容包括:（1）首页保留原文件文头部分；（2）文尾原发文机关印章，加上原发文机关落款；（3）版记去掉原发文机关版记，换成翻印机关的版记，发送栏标明印发范围，如送或发:各地区各机关名称；印刷版记改为翻印机关xx机关办公室xxxx年xx月xx日翻印；注明翻印份数。这样加工整理后，翻印件就算经过法定认证，可以作为正式公文执行。这种方式可避免层层照抄照转文件。

    （摘自公文处理案例精选第四章公文格式与稿本）

    案例5-11秘书上书公开信领导办文请守规

    几年前，某市人民政府办公厅的文秘人员曾经联名给该市党政领导同志写过一封公开信，信中希望各位领导支持和理解他们的工作，恳请领导按照公文处理的有关规定，在某些办文程序中不要这样而要那样，在行文规则的执行中应该如此而不应该如彼。文秘人员人微言轻，为了自己的工作居然向顶头上司集体上书，其用心何其良苦，其作为何其无奈。在实践中，各级各类社会组织的文秘部门和文秘人员类似公开信中这样的反映和呼声非常普遍，这就是:恳请领导群体能够了解和掌握公文处理的一些基本知识，这些基本知识中，包括党和国家有关领导部门关于公文处理的有关规定，也包括公文处理的原则和技术方法的一些基本常识。近年来，大批的中青年干部走上各级领导岗位，他们当中相当一部分人并没有接受过公文处理专门知识的普及教育，不了解机关文书、秘书和档案工作中一些特殊的规律和要求，甚至对其中一些属于abc的常识性问题也是似是而非，因此在他们每天大量的批阅、处理和撰写公文时就或多或少有一些先天不足，不但不能给文秘部门或文秘人员开展工作以应有的理解和支持，有个别的甚至因所处特殊地位，还会给公文处理造成一些本可避免的被动和失误。如果排除现行体制、领导作风、个人能力素质等方面的因素，仅仅针对公文处理来说，这些先天不足当前主要表现在以下几个方面:

    其一，不了解文种使用规范。最常见的问题是，久禁不绝的请示与报告的混用，从某种角度说症结在于有的领导对请示与报告长期混用，在向有关主管部门请求批准时要求文秘人员一律打报告；有的领导授意将内部使用的文种汇报、措施、方案等直接用于对外行文；有的领导对于乱用法规文种置若罔闻，甚至出现县政府和县人大常委会联合制发条例等所谓地方性法规的咄咄怪事... -->>
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