公文立卷的方法

    公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作:分类和组卷。

    分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处:分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

    一、分类方法

    公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次:分年度——分组织机构——分问题——分保管期限。

    （一）分年度

    即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

    年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有:

    1.回复性公文放在复文年度，如xx年的请示与xx年的批复，应将请示批复均放入xx年立卷；

    2.规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如xx～xx年科研工作规划可以放在xx年立卷；

    3.总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如xx年完成的1999～xx年秘书工作项目财务决算应放入xx年；

    4.会议公文，放入召开会议的年度；

    5.规范类公文，应放人公文针对的第一年；

    6.两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如xx年及xx年工作安排，可视内容侧重归入相应年度。

    （二）分组织机构

    即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

    机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

    根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是:将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开，各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

    在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

    （三）分问题

    分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

    问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。减少或避免了同一问题公文的分散现象。

    在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一问题的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

    问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。每一个机构对本部门产生和处理的... -->>
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