公文写作知识汇编

容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

    有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

    请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是:特此请示，请审批、以上意见当否，请指示、特些请示，请批复等。

    呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

    呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点:呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

    批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

    呈转性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。

    请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

    请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

    请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

    请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是:以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行、以上意见，如属可行，请批转有关单位执行，或其他一些类似的说法。

    在写请示时，应当注意以下一些事项:要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式:一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

    第六节批复

    一、批复的性质和特点

    批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点:1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

    二、批复的写作

    1、标题批复的标题有两点需要特别强调:

    （1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。

    （2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词关于加上请示或批复的事项来表述，如国务院关于1991—xx年全国治沙工程规划要点的批复；另一种是在关于和请示或批复事项中间再插入一个表态动词同意来表述，如国务院关于同意开放xxx航空口岸的批复。

    2、正文批复的正文一般由三个部分组成:

    （1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种:第一种是结合请示的日期引述，如x年x月x日来文收悉；第二种是结合来文的日期和文号引述，如x年x月x日x号文收悉；第三种是引来文日期和来文名称，如x年x月x日关于的请示收悉，第四种是引述来文日期和请示事项，如x年x月x日关于问题的请示收悉。

    （2）主文主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

    （3）结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种:第一种是提行写此复或特此批复；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

    要写好批复还应注意以下几点:第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

    第七节会议纪要

    一、概念和特点

    会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以通知形式发出。

    会议纪要有以下几个特点:

    （一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

    (二)指导性。这一特性包含两层含义:一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

    （三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

    二、分类

    按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

    办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

    专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

    三、写法

    会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法:

    （一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

    （二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

    （三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

    第八节函

    一、函的概念

    函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

    二、函的种类

    函可分为公函与便函两种。

    三、公函的写作格式

    公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

    标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于**（事由）的函；复函为关于**（答复事项）的复函。

    正文 一般包括三层:简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如:务希研究承复，敬请大力支持为盼等。

    四、公函的写作要求

    （一）要一函一事，切忌一函数事。

    （二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

    第三章常用文书

    第一节计划类公文

    计划类公文包括:规划、设想、计划、要点、方案、安排等。是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到工作计划这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为规划，比较切近、具体的为安排，比较繁杂、全面的为方案，比较简明、概括的为要点，比较深入、细致的为计划，比较粗略、雏形的为设想，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是做什么、怎么做和做到何种程度三大项。

    （一）各种特征和写作特点

    1、规划

    规划是计划中最宏大的一种:从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如xx省经济和社会发展十年规划，xx省工业结构调整规划等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

    规划的具体写法:规划因具有严肃性，所以一般都是通过指示性通知来转发的，其格式都是由标题和正文两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是四要素写法:单位名称＋时间期限＋内容范围＋规划二字。如xx省八五期间经济发展规划。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容:（1）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（2）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（3）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决做什么和怎样做的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构:对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的并列式结构（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的分列式结构。（4）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

    2、设想

    设想是计划中最粗略的一种:在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称设想；范围较广泛的称为构想；时间不太长、范围也不太大的则称为思路或打算。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

    设想的具体写法:设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样:如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是四要素，也可以是三要素，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是两要素省略单位名称和时间期限，如关于机构改革的初步设想。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的设想或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的构想、思路或打算。