公文处理基础知识

有五角星;用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。用a4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55。89%，即166毫米。

    主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

    版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

    1.版头（报头）。

    版头（报头），又叫发文机关标识。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。在党的机关的普发性公文中，还可起到印信的作用。不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。

    党的机关公文版头的主要形式有两种:一种由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成，例如，中共xx县委文件；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，中国共产党xx市委员会(通知)。版头字居中排印在公文首页上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在15-22毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于中共中央文件字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

    行政机关的发文机关标识主要有3种形式:一种由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成；一种由发文机关名称加令字组成；一种由发文机关名称加武文线组成。

    发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关，不能使用全社会不认同的简称。用a4型公文纸，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

    报头。电报是一种快速传输、发布公文的有效形式。电报的报头由报头文字和两条横隔线组成，密码电报套红印制，明传电报印成黑色。常用的报头有两种:一是特定报头。由发文机关全称或规范化简称加发电2字组成。例如，中共xx市委发电。密码电报的报头印成红色，明传电报的报头印成黑色。使用这种特定报头，在发文机关署名处，可省略盖章这一环节，有利于提高工作效率，不盖章与盖了章的电报均具有同等效力。但是，除党委和政府及其办公厅（室）外，其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报。在实际操作中要注意防止张冠李戴，即发文机关与报头所代表的机关应一致。例如，署名为党委的电报用中共秘书工作委发电报头。二是通用报头。通用报头有两种:一种用内部传真电报6字标明；一种用密码电报4字标明。明传电报使用内部传真电报报头。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，使用套红印制的报头。这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外，从公文标题之下的格式是相同的。

    使用特定电报报头的机关，不再使用通用电报报头，密码电报只在报头部分套红印制。报头字用长宋体居中排印在电报首页上部，报头部分一般占公文页面的1/3左右，用16开型纸张的，报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm，下边距第一条横线22-29mm。每个字的长度为15-22mm，宽度视字数多少确定，但要做到美观、庄重、大方。

    2.份号。

    份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文均应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号。份号从no。000001号开始，用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。

    秘密公文印制份号的目的是:便于对秘密公文进行管理和利用。

    用电报传送的秘密公文，不标注份号。但是，绝密、机密、秘密电报均属密码电报，均应按密码电报的管理办法进行严格管理。

    3-4.密级与保密期限。

    密级，即公文的秘密等级。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。秘密可划分为国家秘密和商业秘密，其中，国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级，商业秘密划为商业机密、商业秘密2个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级用3号黑体字标注。党的机关的公文，密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文，密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文，都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用隔开。比如:机密3年。用电传方式发布的公文，密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的密级栏内。

    5.发往地址。

    在电报报头左下方设有发往地址栏，有的也简化为发往二字，用于标注电报发送的地点与单位。公文有主送机关的，可简化为见主送机关。公文没有主送机关的，如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种，应在发往地址的右侧标注发往地址或发送单位。发送单位可用统称，也可用特称，视情况而定。一般方法是:普发性电报用统称，限知性电报用特称。发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印。如果字数太多，也可用4号或5号仿宋体字排印。

    6.紧急程度（等级）。

    紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时间要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明特急、加急，用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明特急、急件，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行，如果该件公文无密级，则标注在第1行。

    用电传方式传送紧急的公文有两种方式:一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文。电报的紧急程度叫等级，分特提、特急、加急、平急4种，用3号仿宋体字标注，其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天，即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕。

    确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。

    7.发文字号（部委号）。

    用特定版头印制的公文叫发文字号，用特定报头制发的电报叫发电字号，用通用报头制发的电报叫部委号。直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文，仍用原来的发文字号。

    发文字号（部委号，下同）是公文的代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头（报头）制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如，〔2005〕不能简写为〔05〕。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即1不编为001），不加第字。

    使用发文字号，应注意3个问题:一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的签发人对称，左右边各空1字排印。电报的发文字号用3号仿宋体字标注，用特定报头印制的电报，标注在密级栏之后；用通用报头印制的电报，标注在部委号栏内。

    8.签发人。

    上报公文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由签发人3字加全角冒号与签发人姓名组成，标注于公文发文机关标识（版头、报头）下空2行红色横隔线之上。党的机关的公文用4号仿宋体字标注。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

    上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

    标注公文签发人应注意2个问题:一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人。二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。

    9.收发报序号。

    收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号。收发报序号由接收或传输电报单位的代字x机加收发报顺序号组成，其中，传输电报单位的代字，由传输电报单位所在行政区地方代字加机字组成。收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端，由机要部门填写，分年度、分类别依次编号。

    10.标题。

    标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。

    在处理公文标题时应注意3个问题:一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中，应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

    11。主送机关。

    主送机关，即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称；在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。国家标准规定:如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送。

    普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;决议、决定、指示、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关。

    12。正文。

    正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方；不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。县级及基层党的机关不标注主送机关的公文，正文在标题之下空1行排印。数字、年份不能回行。

    正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即:第一层为一、，第二层为(一)，第三层为1。，第四层为(1)。常见的错误有:1第一层次用(一);第三层次的1。写成了1、，把小圆点写成了顿号。2第一层次用一、，第二次用(1)，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用一、，第二级可用1。，但不能用(1)。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。

    正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。

    13-14。附件及附件名称。

    附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起。

    公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印附件2字，后面标全角冒号和附件名称。附件的序号（用阿拉伯数字）和名称前后的标识应一致。

    附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印附件2字及附件的顺序号。仅一个附件的，不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。

    如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件（或带顺序号）。在这种情况下，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。

    15。发文机关署名。

    发文机关署名，应当用全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。

    党的机关的公文，与正文的末行一般空两行排印。不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文，正文之后不再署名。在县级和基层党的机关，公文印数较少，所发公文都要加盖发文机关印章；对于在正文之后不需署名的文种，采取变通的形式，即在正文之后用3号字署名，以便于盖章，但在正文之前仍不标注主送机关，只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。