公文具体文种写作的标准格式

    三、

    （分旨）

    （署名）

    年月日

    以上为情况报告正文格式

    以下为答复报告正文格式

    例文

    某某某某人民政府办公厅关于清理整顿统一着装工作情况的报告某政办函[1992]223号

    图务院统一着装管理委员会:

    根据你委着装办字[1992]5号文要求，现将我某某清理整顿统一着装工作情况报告如下:

    1991年26日某某政府办公厅下发了关于进一步清理整顿统一着装的通知（某政办发[1991]55号），某某监察厅、财政厅、审计局根据通知组成了某某清理整顿统一着装办公室，开展了全某某性的清装工作。经过我某某各级监察、财政、审计部门的共同努力，1991年12月，整个清装工作基本结束。今年2月10日，某某财政厅根据国务院着装委关于印发国务院统一着装管理委员会第一次全体会议纪要的通知要求，以某财行字[1992]3号文上报了关于清理整顿统一着装工作情况的报告。某某监察厅也于3月25日向监察部报告了此项工作情况。国务院着装委[1992]国着装委字2号、3号文下发后，鉴于我某某前段清装工作与上述文件精神基本一致，某某财政厅、监察厅已分别写出了专题报告，所以未再报告工作情况。

    关于养路费征收和路政管理人员的着装问题，因当时有关规定不够明确，故确定暂缓清理。今年8月接到国务院着装[1992]国着装字4号文后，我们立即着手进行调查研究，并部署开展了清理工作，目前正在进行中。待工作结束后，将专题上报清理情况。

    特此报告

    某某某某人民政府办公厅

    一九九二年十二月二日

    标准格式

    关于的报告

    （主送机关）:

    根据，（依据），现将报告如下（意图主旨兼过渡语转入下述分旨）:

    最近，，（二级依据）为了，，应当，（二级主旨），具体如下（过渡语）:

    一、，

    二、

    三、

    （二级分旨）

    （署名）

    年月日

    请示正文格式

    标准格式

    关于的请示

    （主送机关）:

    目前，，（事实依据），根据，（理论依据），为了，（目的主旨），拟，（意图主旨）。由，（分旨）。

    当否，请审批。（意图主旨兼结语句）

    （署名）

    年月日

    请示正文格式二

    关于的请示

    （主送机关）:

    目前，，（事实依据）。

    根据，（理论依据）。

    为了，（目的主旨），拟，（意图主旨），由，（分旨）。

    当否，请审批。（意图主旨兼结语句）

    （署名）

    年月日

    批复

    批准性批复正文格式一

    标准格式

    关于同意的批复

    （主送机关）:

    你关于的请示收悉。经研究（依据），同意（主旨）。

    （署名）

    年月日

    商询函正文格式

    例文

    关于拟派某某同志赴香港培训的函

    某某工委:

    我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师某某赴香港接受为期一周的培训。按订货规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

    妥否，请函示。

    附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份（复印件）

    某某部

    一九八六年五月五日

    分析商询函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问问题或向有关主管部门请求的祈请性公文，因此，与请示文种类似，开头部分先步步深入祥细陈述请示依据，结尾处才和盘托出请示主旨。因为内容比较简单，正文格式一般表现为行文简洁的单枪匹马式。

    标准格式

    关于的函

    （主送机关）:

    目前，，（事实依据），根据，（理论依据），为了，（目的主旨），拟，（意图主旨）。由，（分旨）。

    当否，请函示。（意图主旨兼结语句）

    （署名）

    年月日

    答复函正文格式

    标准格式

    关于的复函

    （主送机关）:

    你关于的收悉。经研究（依据）现对问题答复如下:（主旨）

    一、，

    二、

    三、

    （分旨）

    （署名）

    年月日

    会议纪要

    会议纪要正文格式

    标准格式

    会议纪要

    （年月日）

    年月日，会议在召开。参加会议的有，。主持会议。会议讨论了问题（依据）。现纪要如下（主旨）:

    一、会议指出，

    二、会议强调，

    三、会议要求，（分旨）。

    会议纪要正文格式二

    会议纪要

    （年月日）

    时间:年月日

    地点:

    主持人:

    出席者:、、、

    列席者:（依据）

    会议讨论和决定了以下问题:（主旨）

    一、，

    二、

    三、

    （分旨）

    意见正文格式

    标准格式

    关于的意见

    （年月日）

    目前，，（事实依据）；根据，（理论依据）；为了，（目的主旨）；应当，（意图主旨）。具体意见如下（过渡语）:

    一、（小标题）

    二、（小标题）

    三、（小标题）

    （分旨）

    公文的信函式格式

    公文的信函式格式问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题。xx年开始施行的国家行政机关公文处理办法（以下简称新办法）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定:政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。这里第一次提出非正式行文问题，同时提出了函的形式问题。

    何谓非正式行文？xx年1月下发，与新办法配套的国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（以下简称公文处理意见）作了具体而详细的解释:部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是:部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

    那么，函的形式又是一个什么样的形式呢？公文处理意见的解释是:‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。从规定部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文，到明确只能以函的形式行文，最终落实到了信函格式上。可见非正式行文在公文形式上的标志就是信函格式。

    信函格式有何规范性要求呢？由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从xx年1月开始实施的国家标准国家行政机关公文格式（以下简称公文格式）作了简要说明。其重要附件国家行政机关公文格式?条文释义（以下简称条文释义）则作了进一步详细解释。

    条文释义在信函式格式一节中提出了明确的规范要求:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

    信函式格式之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发文件两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。公文格式从公文工作实际出发，同时又要使信函式格式的格式特征明显区别于文件式格式，所以设计了上述格式规范。

    信函式格与文件式格式的显著区别有三点:

    其一是将文件式格式上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。

    其二是发文机关标识由文件式格式的发文机关全称（或规范化简称）+文件改为只标识发文机关全称。

    其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了信函式格式与文件式格式的显著区别。

    应该说，公文法规对信函式格式的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况:

    1、对信函式格式的规范要求存在错误认识

    函是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的便函。久而久之，便形成一种错误认识，以为信函格式即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对新办法和公文格式的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。

    2、对信函式格式的适应文种存在错误认识

    信函式格式由于其名称中出现了信函一词，不少人就将这种格式与函这一公文文种混为一谈。关于信函格式，公文处理意见说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，函采用信函格式的情况较多，但绝不意味只有函才能使用这一公文格式。例如，意见在发至平行或不相隶属机关时，就可采用信函格式。也正因为此，公文处理意见才提出:以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。