发文字号常见错误析

    国家行政机关公文处理办法（xx年1月1日施行）、国家行政机关公文格式（gb/t9704—1999）就发文字号的用法、格式、标准都作出了明确的规定。但是，发文字号在实际应用中仍然存在多少不规范的现象和问题，概括起来，主要有以下八个方面。

    一、搭配虚字。如:x政字〔xx〕第2号、x发字〔xx〕第35号，这里的字第均是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是:皖政〔xx〕2号（即安徽某某人民政府xx年度发的第2号文件）、皖发〔xx〕35号（即中共安徽某某委xx年度发的第35号文件）。

    二、要素颠倒。国家行政机关公文处理办法第三章第十条第四款已明确规定:发文字号应当包括机关代字、年份、序号，实质上等于指定了机关代字、年份、序号三要素排列顺序。但个别地方和单位在使用发文字号时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如:(76)榕银农字第85号，这一发文字号，不仅年号不全、字第多余、括号用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用法应是榕银农〔1976〕85号。

    三、年号不全。如x政发〔97〕8号、x政秘〔86〕6号，这里的〔97〕〔86〕是指1997年度、1986年度。虽然，在廿、廿一世纪里，〔97〕、〔86〕可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把〔97〕理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1986国家行政机关公文格式明确:年份应标全称。

    四、错用括号。如x政办（xx）8号、x政办xx8号，这里的年份所用的括号、均是错误的。规范的用法应是六角括号〔〕，如x政办〔xx〕8号。

    五、乱设虚位。发文字号中的发文序号常常出现虚位，如x政秘〔xx〕008号，这里的008号应改为8号。国家行政机关公文格式(gb/t9704—1999)已明确规定:序号不编虚位（即1不编为001）。

    六、摆放有误。常见错误有三种:一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。就发文字号的摆放问题，国家行政机关公文格式附件的条文释义中讲的非常明确和具体:发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，发文字号与红色反线（即文件版头上的一条红色横线）之间间隔4mm（发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，而发文字号应标在第3行，不要紧贴红色反线）。发文字号一般应居中排列。其实，发文字号的摆放有三种不同类型:1有发文机关名称加文件二字组成发文机关标识的（俗称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方，居中摆放4mm处（如上规定）；2上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字；3只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上的右侧（见xx年1月1日起施行的安徽某某行政机关公文处理实施细则第三章公文格式第十一条第四款）。

    七、字体字号不标准。国家行政机关公文格式规定:发文字号，用3号仿宋体字。而有的字号小于3号；字体，有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体，五花八门。

    八、与公文编号混为一谈。这一问题多出现在教课书中，如某函授大学编著的中国实用文体大全、某师范大学出版社出版的公文写作教程、近年新出版的某函授大学教材应用文写作、某某某党校系统干部中专教材语文等都把公文编号解释为一般包括机关代字、年度、顺序号，把公文编号混同于发文字号。

    公文编号与发文字号是两个不同的概念。公文编号也叫文件编号，是一份文件总印数的次序号（实用公文词典陕西人民教育出版社出版），国家行政机关公文格式（gb/t9704—1999）阐述更明确:公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。而发文字号是由发文机关代字、年份和序号组成。除此之外，公文编号与发文字号还有两大区别:1写法上的区别。公文编号的写法过去是no。000xx，现为000xx，位置标于文件左上角。而发文字号的写法是:国发〔1991〕2号即国务院1991年发的第2号文件。2标注位置的区别。公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行〔所谓版心:即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分〕。而发文字号，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加文件二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。

    国家行政机关公文处理办法已进行多次修订和完善，并制定了国家行政机关公文格式国家执行标准（gb/t9704—1999），我们在编印教材和公文实际应用中，就应该严格按办法和国家执行标准执行，这样才能促进国家行政机关公文处理的标准化、规范化。