公文文种错用问题应当引起足够重视

    起草公文，首先必须选择适当的文种。那么，应当根据什么来确定公文文种呢？依据国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)的要求，公文文种的选择根据有三:一是“根据行文目的”，二是根据“发文机关的职权”，三是根据“与主送机关的行文关系”来确定。但是，在实际工作中，在公文文种使用上仍存在不少问题，有些问题还直接影响到公文质量和机关的正常工作，确实应引起我们的足够重视。

    请看下列几例:

    1。xx市关于提高粮食销售价格的通知；

    2。关于解决xx水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告；

    3。xx县教育局给该县财政局的关于解决民办教师经费问题的请示；

    4。关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告；

    5。中共xx市委xx市人民政府关于加强廉政建设的规定。

    以上数例反映了机关公文文种错用问题的几种情况，现分析如下:

    一、在相近文种的使用上，应尽量选择最佳文种

    例1属于公文文种用得不准。当前，各级机关在行文时，一个十分突出的问题是滥用“通知”文种。尽管公文文种有十几个，但“通知”的使用率占80%到90%，甚至更多。当然“通知”这一文种应用是最广泛的，用量比较大也属正常情况。但一些相似内容的文件，如用其他文种，如“决定”、“意见”等也是可以的。这就有个最佳公文文种的选择问题。在例1中，笔者认为就存在这样的问题。根据发文内容要求，用“决定”更合适一些，而不该用“通知”。在办法中明确规定:“决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排。”关于粮食销售价格的确定，肯定是经政府讨论做出决定的事项，各部门必须严格执行，用“决定”这个文种就比“通知”更合适，效力更大，用“通知”则显然影响了它的效力。

    这种情况的出现，究其原因，恐怕是觉得使用“通知”这一文种比较有把握，而对与它相近的文种不大会用，甚至不太敢用，生怕用错。在公文制发中，除了“决定”与“通知”常出现这类问题之外，还有“公告”与“通告”错用，“通报”与“通知”错用等问题。这一点在行文中都应引起重视，应努力选择与内容最匹配的最佳文种。

    二、“报告”与“请示”使用范围要分清，以免贻误工作

    例2关于解决xx水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告，从其内容看，是个典型的“请求解决”的内容。所以应该用“请示”，不应用“报告”。当然，既然请求上级机关解决问题，也需要把问题报告清楚，但是，行文的目的是请求上级帮助解决，所以不能用“报告”，而必须用“请示”文种。不然，根据“报告”“不要求上级回复”的特点，上级机关就可能将此“报告”存案备查，岂不耽误了工作！

    为防止这类问题的出现，就必须把握住“报告”和“请示”各自的行文目的。“报告”的目的在于汇报工作，反映情况，回答上级机关询问，以便上级机关了解本单位情况，能够有针对性地予以指导；而“请示”的目的，是要解决某一问题，请求上级机关作出指示或予以批准。所以，“报告”是陈述性公文，“请示”则是承批性公文。

    三、选择文种要依“法”，不应感情用事

    例3中的问题是不应该用“请示”文种，而应该用“函”。在办法中明确规定:“请示，适用于向上级机关请求指示、批准”，“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这两条规定明确告诉我们，只有相隶属的上下级之间，下级才可以向上级用“请示”文种；而平行机关和... -->>
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