函的用途类别格式写法及范文解析

    (一)含义、功用和性质

    “函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。

    这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的“便函”，像、、、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

    (二)类别

    1.商洽、询问、请求批准的。

    2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。

    3.答复问题、回复请求的。

    前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。

    (三)格式和写法

    “函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

    1.函头:印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。

    2.标题:写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。

    3.上款:受函机关或领导人。

    4.正文:“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予xx是荷”，“望能同意”；“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“x月x日xx号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。

    5.下款:发函机关，年月日，公章。

    6.函尾:抄送机关。

    (四)草拟公函应注意的问题

    1.中心明确，不绕圈子。

    2.因由清楚，不讲空话。

    3.讲究礼貌，不来客套。

    (五)例文简析

    例文1:

    关于拟派xxx同志赴香港培训的函

    xx工委:

    我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师xxx赴香港接受为期一周的培训。按订货规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

    妥否，请函示。

    附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

    xx部

    一九八六年x月x日

    简析:

    例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。

    例文2(见下页):

    国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函

    各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅(室)，中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆:

    1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑... -->>
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