关于秘书素养的几点思考

    关于秘书素养的几点思考

    引言

    做好办公室工作要强化三种意识:

    1、角色意识 办公室是个综合部门，联系上下，沟通左右，同时还是个门面、窗口。办公室工作的好坏，直接关系到领导工作，关系到整个机关的工作。办公室工作无小事。作为办公室的一员，不管身处何岗位，都要有很强的角色意识。

    2、服务意识 办公室工作就是服务:为领导服务、为机关服务、为基层服务。从事办公室工作，就得甘于平凡、甘于繁琐，搞好服务。办公室工作日计有余，岁计不足，因此必须有一点奉献精神，要会唱孙悦的祝你平安。

    3、勤奋意识 曾国藩云:勤则有材而见用，逸则无劳而见弃。做好办公室工作必须始终做到四勤:勤动脑、勤动手、勤动脚、勤学习。

    勤动脑:多观察，多思考。对工作中的事情反应敏捷，要有悟性，善于感悟。

    勤动手:多收集第一手资料，多写。勤能补拙。

    勤动脚:多跑腿，多搞调查研究。只有眼观六路，耳听八方，方能耳聪目明。不深入基层，不搞调查研究，动口则所云不详，动笔则言之无物，言之无味，空洞寡淡。

    勤学习:办公室工作人员应有较好的知识素养，腹有诗书气自华，图书馆就是美容院。加强学习，有一双慧眼，方能清醒做人，成功办事。为了事业的成功，为了理想的实现，我们要所虑时光疾，常怀紧迫情，少些应酬，少些闲聊，少些酒杯牌场，少些无所事事，把自己融入知识的海洋，吸取智慧的琼浆玉液。

    一、秘书人员的素养

    秘书是一种特定的社会角色，全美秘书协会章程对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力

    社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。

    作为秘书人员，对自己应有较高期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。

    大致说来，秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之，一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。

    （一）才干素养

    做工作要尽可能做得出色，这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些？

    1、精明的办事能力

    秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。

    办事能力主要体现在:

    1）理解和领会能力:就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

    2）条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

    3）口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢？起码要做到:1口齿清楚，2达意准确，3有点说话的艺术。前两条是最基本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。

    类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质，功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。

    提高口头语言表达能力还应研究体态语。

    4）应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和预案，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下，秘书人员要胸有成竹，临机不乱，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置。

    5）交际能力:处理人际关系是一门学问。世事洞明皆学问，人情练达即文章。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系，秘书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好为领导服务的工作。

    还有其他条件。总之，办事能力是个综合水平的体现。

    2、较强的文字表达能力>
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