行政公文处理中常见的格式问题分析

是统一为抄送;有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

    1。3。3。印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

    2。公文组成部分标识规则中常见的问题

    2。1。排版装订。公文用纸应采用国标标准a4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

    2。2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

    2。3。表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

    3。公文格式中常见的其他问题

    3。1。数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

    3。2。名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明以下简称为xxxx，再次使用时用简称。

    3。3。时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如去年、前天等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。

    3。4。标点符号。有将间隔号写为点号。的，如968洪水写为96。8洪水，山东省志黄河志写为山东省志。黄河志。还有的连接号使用不规范，如xx年2月2-6日，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。

    4。规范公文格式，提高公文质量的措施

    4。1。提高认识，加强领导

    规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。

    4。2。加强文秘队伍建设

    适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。

    4。3。健全制度，规范程序

    各级各单位应根据办法和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止政出多门。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。