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公文概述补充

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    一、含义

    公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文,是指党政机关处理公务时所使用的公文。

    二、分类

    公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文,如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。

    公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种,紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要快中求准。随着社会的发展,对公文的时效要求越来越高,即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。

    公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件,是指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。

    三、公文的行文关系

    (1)行文关系,是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系,一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系,同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系,不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。

    (2)建立正确的行文关系,遵守必要的行文规则,有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理,避免行文混乱,防止公文旅行,克服文牍主义,提高工作效率。一定的行文关系,规定和约束了公文按照一定的方向运行,通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中,根据组织关系和工作需要,可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

    (3)遵照以下规则:按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。

    (4)行文其他注意事项:主送与抄送应准确得当;一般应一文一事;准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文,应在公布时注明。

    公文种类

    公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的国家行政机关公文处理办法规定,公文种类主要包括:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

    公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用文种。在机关单位,除了应用公文之外,经常用到的还有常用文书。常用文书包括:计划类、总结类、讲话类和信息类等。

    制作公文,是推行公务必要的工具,如何将处理公务的意思,表现出来,是初任公职者最头痛的问题;现职者可以翻阅档案,可以请教同僚;甚至于经由主管的修改,揣摩公文制作的道理,久而久之,自然成为“案牍老手”。

    由于时代的进步,未来利用网络传递公文,乃必然的趋势。因此,凡在网络传送上,可能产生扞格之处,必须所有调整。身为现代的公务员,除了要掌握撰拟公文的原则及要领外,也要对网络传递、排版技巧、档案运用等相关计算机常识,所有认识,才能让公文成为提高行政效能的工具。

    兹先将公文的基本概念,分述如下:

    一、公文的意义:

    公文程序条例第1条规定:“称公文者,谓处理公务之文书。”由此得知,公文必须具备以下两个条件:

    1、实质条件:须为处理公务所制作的文书,才能称之为“公文”

    2、形式条件:处理公务所制作的文书,必须具备公文程序条例所规定的程序与格式。

    二、公文的类别:

    公文程序条例第2条规定,公文分为6类:

    1、令:公布法律、任免、奖惩官员,总统、军事机关、部队发布命令时用之。

    2、呈:对总统有所呈请或报告时用之。

    3、咨:总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。

    4、函:各机关间公文往复,或人民与机关间之申请与答复时用之。

    5、公告:各机关对公众有所宣布时用之。

    6、其它公文。

    三、公文的区分:

    为了印信的使用及彼此称谓与用语,公文仍有必要依照发文者与受文者之间的关系,区分为“上行文”、“平行文”、“下行文”三种。

    1、上行文:下级机关对上级机关有所请求或报告时所使用。

    2、平行文:同级机关或不相隶属机关间行文时所使用。

    3、下行文:上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时所使用。

    四、文书处理程序:事务管理规则第10条规定,文书处理程序分为下列各步骤:

    1、收文处理:签收、拆验、分文、编号、登录、传递。

    2、文件签办:拟办、送会、陈核、核定。

    3、文稿拟判:拟稿、会稿、核稿、判行。

    4、发文处理:缮印、校对、盖印及签署、编号、登录、封发、送达。

    5、归档管理:依档案法及其相关规定办理。

    五、制作公文的基本原则:公文程序条例第8条规定:“公文文字应简浅明确,并加具标点符号。”兹分述如下:

    1、简:就是简单之意,公文应力求言简意赅,切忌累赘繁琐、言不及义,甚至于能用一段完成者,不必硬分为2段、3段,能用一个字者,绝不用两个字;能用一句话者,绝不用两句话。

    2、浅:就是浅显之意,公文应力求简浅易懂,切忌舞文弄墨、艰深费解。

    3、明:就是清楚之意,公文应力求正确清晰,切忌偏差歪曲、文义晦涩。

    4、确:就是肯定之意,公文应力求语气坚定,切忌模棱两可、似是而非。

    5、现代公文应正确使用标点符号,以免受文者曲解文义,贻务公务。

    附记:公文虽分为令、呈、咨、函、公告、其它公文6种,但一般机关极少用呈及咨2种公文;再者,其它公文中也仅常用签及书函2种。

    六、公文用语及用词

    (一)语词:

    1、条文中如仅有一连接词时,须用“及”字;如有二个连接词时,则上用“与”字,下用“及”字;不用“暨”字作为连接词。

    2、条文中之“某某某地政府”或“某某政府及直辖某地政府”用语,均改为“某某(某地)政府”。依此体例将“某地某地政府”改为“某地(某地)政府”;将“乡、镇公所”改为“乡(镇)公所”;将“乡、镇(某地辖某地)公所”改为“乡(镇、某地)公所”;将“乡、镇(某地)、区公所”改为“乡(镇、某地、区)公所”。

    3、引用他处条文,其条次系连续者,则用“至”字代替中间条次,如“第三条、第四条、第五条”,改为“第三条至第五条”。项、款、目之引用准此。

    4、条文中“第*条之规定”字样,删除“之”字,改为“第*条规定”,项、款、目准此。

    (二)标点符号:

    1、标题不... -->>
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