请示报告的办理

应当注意以下问题:1、要针对报告内容或请示中提出的问题和要求，明确批示处理的原则和方法。对经办人员提出的拟办意见要表明是否同意，如果有什么补充或纠正的意见，应有明确表述，不可轻易签署同意，更不可随便划个圈或打个勾了事。批办意见用词要明晰、简要，使承办人员能准确理解意图，切忌模棱两可，使承办部门和承办人员无所适从。2、批办要及时。经办人员对需要办理的请示报告提出拟办意见后，呈送给主管领导同志进行审阅批示时，主管领导应及时予以批办，如果主管领导对请示、报告呈批（阅）件批办不及时，将会影响下一环节的办理。3、负责批办的主管领导对拟办意见审核修改后，要在批示意见后面签上自己的姓名和日期。姓名要写全，切忌只写一个姓。日期最好是注明年、月、日，紧急而又重要的文件，还要注明批办的时、分。

    第三节承办、呈批与催办

    一、承办

    承办是指主管部门对属于自己职责范围内的公文进行办理。请示、报告经文秘部门主管领导批办后，承办人员要按批办意见或转送承办单位办理，或自己直接办理。承办一般分三种形式:一是由领导同志承办，即由领导同志提出处理意见，包括经领导集体研究讨论提出的处理意见，如一些重大而又复杂的请示公文、突发事件的报告等；二是由承办单位的有关责任人员先提出处理意见，然后报其主管领导审阅批准；三是由职能部门研究后提出处理意见。做好承办工作，应注意以下几个问题:

    （一）有关单位和承办人员接到交办件后，首先要阅读、研究交办件的内容和领导批办（批示）意见，然后分轻重缓急进行处理。一要弄清是否属于自己主管的职责范围。如果不属于自己的职责范围，应及时退回交办机关，并向交办机关说明情况，还可提供该交办件涉及的有关事宜或由何部门承办的依据。二要弄清文件处理的时间要求。如果在来文要求时限内确实无法办理完毕的，应及时向交办机关或来文机关说明情况。往往有这样的情形:有的同志因为负责承办的文件较多或其他原因，在接到交办的文件后连看都不看一眼，就把它存放起来，及至后来处理时，才发现不属自己主管的范围，或者是超过了应该完成的时限，就会贻误工作。因此，承办人员无论工作再忙、需要办理的公文再多，接到交办件后一定要先弄清上述两个问题，及时处理。

    （二）凡属承办单位职责范围内的交办件，如果领导同志有明确批办意见的，就要按领导同志批办意见办理；领导同志只有原则性意见的，可以遵循有关的方针、政策、规定或按惯例酌情办理；凡领导同志批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，负责牵头的部门要先提出处理意见，并邀请协办单位会商后，将会商意见归纳整理，报请有关领导同志审批。意见有分歧时，应将各种不同意见整理后一并报请有关领导同志审定，并按领导同志批示意见办理。

    （三）承办要讲求效率，分清主次先后。急件要随收随办，有时限要求的要在规定的时间内办结；需要几个部门联合办理的，主办单位要主动牵头，协办单位要积极配合，抓紧办理，不能互相推诿；对确实难以按期办结的公文，特别是需要回复来文机关的请示公文，要及时向有关领导同志如实报告情况，以便采取相应措施；承办件较多时，应根据情况确定主次，最好是分类放置在正在办理、等待办理、需要请示、等待答复等案卷中，也可根据经办人员的工作习惯分类放置。同时，要对所承办的公文经常进行检查核对，并根据办文过程情况的变化，随时调整办理顺序。

    （四）有些不能一次办结的公文，要做好再次办理或多次办理的工作。比如，有时下级机关请示的问题受文机关解决不了或其审批权在上级的，就需要转报上级机关批准或答复；有些由多个单位承办的请示公文一时难以取得一致意见需要协调或因其他情况不能一次办理完毕的，可存放在待办案卷中，相机处理，以防积压误事。请示公文如果在较长时间内不能办结的，应及时向来文机关说明情况。

    （五）已经办理完毕的公文，要及时向交办机关报送结案情况和结果，同时做好注办工作。所谓注办，就是承办人员把所承办公文的处理结果在公文的适当位置或文件办理签呈的处理结果和备注栏中作简要注明。如果是函复，应注明回复的时间和文号；如果是用其他方式回复的，则应注明回复方式和回复时间、地点、交办人及承办事项的主要内容等，并签署承办人姓名及承办日期。注办是为立卷归档作准确，也便于日后的检索利用。

    二、呈批

    呈批即呈请领导同志审批。请示、报告经过提出拟办意见并批办后，就要正式报请有关领导同志审批，在呈请领导同志审批时，经办人员要注意以下几个方面的问题:

    （一）按程序送呈。一般情况下，呈批件按领导排名顺序从后到前直接呈送。但有时也要灵活掌握，如有些请示、报告政策性和专业性很强，这类呈批件送呈时，应根据请示、报告的内容先送请分管领导同志审批，再按排名顺序呈送其他领导同志审批。如果分管领导同志对呈批件提出了异议或有其他意见时，呈批件应暂停呈送，要按分管领导同志的批示意见做好有关协调等工作，待把分管领导同志的批示意见落实后，再进行下一环节的呈批工作。

    （二）慎重对待和处理领导同志的不同意见。请示、报告在呈批过程中，如果有领导同志对文件的内容提出了某些不同意见时，承办人员应先对领导批示意见仔细进行分析，弄清意图，做好领导批示的有关落实工作，必要时，或根据领导批示意见补充有关材料，或与来文单位衔接，或与有关单位协商等等。待有关领导同志的批示意见完全落实后，再呈请有关领导同志审批。

    （三）尽量缩短呈批时间。请示公文办理是有时限性的，在条件允许的情况下，上级机关应尽快回复来文单位，因此，经办人员在呈批过程中，应抓住一切有利时机呈请领导同志审批，如有些较复杂的请示公文亦可利用领导同志集中开会学习的空隙送批，既可缩短办文时间，又便于领导同志对这类复杂请示事项进行合议，使问题尽快得到圆满解决。

    （四）严格遵循秘书人员的职业道德。请示公文在呈批过程中，不可避免地会出现领导同志批示意见不一致的情况，此时，经办人员应特别注意工作方法，注意维护领导同志之间的团结，尽力做一些有利于统一思想、科学决策的辅佐性工作，如向有关领导提供充分的参考背景材料，用文字或口头报告有关情况等。报告情况要实事求是，切忌胡编乱造，更不能掺杂有个人偏见，以尽量促成领导同志意见的统一。经过努力，还不能达成一致意见时，可将不同意见进行综合或将不同意见一并呈请主要领导同志审定。

    三、催办

    催办是指对需要办复的公文，根据来文内容的缓急程度和承办的时限要求，对承办情况进行督促检查，以防积压和丢失。请示、报告办理的催办工作主要有两种情况:一是交有关部门研究提出意见的；二是正在呈请有关领导同志审批的。交有关部门先研究提出意见的请示、报告，在交办时应根据来文的缓急情况，对承办部门提出或注明时限要求。催办是加快公文运转的重要措施，早已成为各级机关办文的基本制度。催办的作用在于:一是及时了解承办件的去向和办理进程，掌握承办件在办理过程中所遇到的具体问题和困难，以便迅速解决；二是使主办部门和有关领导同志不因公务繁忙将应办的公文压误或遗失，使其在规定时间内办完或审批完，以提高办文效率；三是通过催办也可以达到支持和促进下级或有关单位工作正常开展的目的。

    （一）催办方法

    催办的方式方法可根据实际灵活掌握运用，一般有电话、信函和上门催办三种。

    电话催办比较简单，只要在电话里说明意图、询问情况、记录结果就行了。值得注意的是，电话催办必须将催办时间、办理情况和通话人问清楚并作好通话记录，以便查询查考。

    信函催办即文字催办。文字催办有三种形式:一是发便函、便条询问催促；二是发催办卡片，请对方填写办理情况后返回催办部门；三是发催办登记簿，也是将对方把办理情况写在登记簿的专备项目内后返回催办部门。

    上门催办是派员去承办单位询问、催促。这种催办方法效果较好。上门时要记清催办文件的内容、编号、交办时间等，最好随身带上办文登记卡等，以便随时查考。上门催办的方法虽好，但毕竟受文、交办单位人力有限，不可能件件上门催办，因此不常用。

    （二）催办登记

    催办登记就是将已交办或呈批过程中需要催办的文件作好文字记录。催办登记有以下几种方法:

    1、附加式登记。就是利用收文收电登记簿，附加栏（部门办理和办理情况）即可。这种方法的好处是一个收文登记簿承担了两项登记任务，既节省了一个登记簿，又省去了一道手续。但是，这种方法只能在催办文电数量不大的情况下使用，如果需要办理的数量多了就不方便。

    2、卡片式登记。在较大的机关，由于需要催办的文电数量较大，宜用卡片式登记的方法进行催办登记。用卡片式登记虽然要多道手续，但便于管理和查找，使工作能有条不紊地进行。卡片式登记催办卡可根据机关的实际情况制定。使用网上办文的单位可设计文电办理（处理）卡程序。

    第四节办复与编写请示公文办理情况汇报

    一、办复

    对来文机关作出回复叫办复。请示公文办理完毕，应及时、准确无误地回复来文单位。办复通常由文秘部门负责，但有的也可由承办部门依据领导同志的指示或经文秘部门同意后直接办复。办复工作力求简化快捷，但也要注重科学的方式方法。由于办理的情况和结果不尽相同，回复不可千篇一律，以免产生一些不必要的矛盾或给有关领导同志带来一些不必要的麻烦。因此，在回复来文机关前，承办人员要反复阅读、琢磨领导批示内容，领会批示精神，综合各方面的意见，并严格按照领导同志的批示意见回复来文机关。办复的形式一般有以下几种:

    （一）函复

    函复即用行文的形式回复。对于政策性强或内容较为复杂的请示公文，为准确传达领导批示意见，也便于来文机关具体操作，应采用函复的形式回复来文机关，函复可选择两种方法:一是根据请示内容先提出拟办意见呈请有关领导同志审批，待领导同志批示后，再根据领导批示意见草拟批复，报请主管领导同志审核后发送来文机关；二是根据请示内容和相关单位的意见，承办人员先草拟好函复稿，连同请示公文和相关材料一并呈请有关领导同志审批，待领导同志审批后发送来文机关。

    （二）复印或电传领导批示

    对于相关单位意见一致、领导同志又批示了具体处理意见的请示，可以将领导的批示和相关单位的意见直接复印发送或电传来文机关。操作方式上可灵活掌握，如时间紧、距离远的可将领导批示电传给来文机关；时间较宽松或距离较近的可将领导批示复印给来文机关；也可根据来文机关的要求或复印、或电传。这样，既可减少办文环节，提高工作效率，也便于来文机关的具体操作。值得注意的是，这种办复形式只能在领导批示意见一致的情况下采用。

    （三）口头回复

    对于比较简单的请示事项，或者不同意来文机关所请示的事项，既没有必要行文，也不能复印或电传领导批示的，可采用电话、面谈等方式口头回复。口头回复来文机关，不能自作主张，应根据领导同志的批示意见，草拟好电话回复稿，报请主管领导审核，重要的应报请秘书长或办公室主任审核同意后，方可回复来文机关。回复情况要作好书面记录，包括回复的时间、方式、受话人、处理意见等，以备查考。口头回复下级机关的请示，一般都是不同意来文所请示的事项，因此，承办人员口头回复时，尤其要注意说话的口吻，切忌盛气凌人，如来文机关对回复意见提出不同看法时，承办人员更要耐心解释，劝导来文机关顾全大局，予以谅解。

    二、编写请示公文办理情况汇报

    请示公文办理完毕，应定期编写请示公文办理情况汇报，对请示公文的内容、办理过程、领导批示及回复来文单位的情况进行简要综合，向有关领导同志反馈请示公文办理情况。请示公文办理情况汇报一般每个季度或2个月编写一期，办结的请示件多时，也可1个月编写一期。