公文处理工作存在的主要问题及解决

    一、行文中的常见问题

    （一）报送不规范。主要表现在:

    1.非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题:一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，独自作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

    2.倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

    各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。

    （二）滥发文件。主要表现:

    1.所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

    2.所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，基本上就是把省改成市、市州改成区县（市），所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出具体工作措施。

    3.调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原则上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定:今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

    （1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

    （2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

    （三）行文关系混乱。主要表现:

    1.应该党政分开行文的未分开行文。特别是政府工作安排，不宜送党委发文。经常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件，到党委办公室发文的现象。如某单位拿着做好行政事业单位带薪休假工作的通知送交党委办公室，这是政府人事工作，也涉及财政管理，纯属政府工作，就应该送政府办公室发文。还有如关于维护价格稳定、保障市场供应的通知、做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知、关于做好春节期间安全生产工作的通知等方面的文件，都应该送政府办公室行文。其原因如下:

    一是政府工作由政府主管，政府领导是政府工作的第一责任人，政府发文有利于政府责、权、利的统一。

    二是政府工作必须实行政务公开，自觉接受公众、人大及其常委会的监督。如果由党委办公室发文，一方面文件的发至范围往往有严格规定，不利于公众行使知情权，另一方面人大及其常委会不便进行监督。

    三是容易造成工作失误。政府文件的出台必须经过严格的行政程序规定，重要文件还须经过人大及其常委会审议，如果这方面的文件由党委发文，容易绕过必要的行政程序和监督程序，造成工作失误。

    2.部门行文升格为领导机关行文。经常有一些部门，为了使部门意志上升为领导机关意志，将部门文件升格为领导机关行文。一般情况下，本级行文的规格应参照上级行文规格执行。如上级某部门发文布置某项工作，本级党委或政府落实此工作时，一般由本级部门行文落实，不升格为领导机关行文。另一种情况是纯部门工作，部门可以单独行文或部门之间可以联合行文的，也不宜由领导机关行文。

    3.越级行文。越过主管部门或上一级机关向上请示。如乡镇、市直部门的二级机构和直属单位直接向市委市政府请示，都是违反程序的越级行文。一般情况下乡镇不能向市委市政府请示，特殊情况下需请示的，须报县委县政府签署意见后上报；市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示，需主管部门签署意见后上报。

    4.本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。个别部门为了强调部门工作，寻求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持，经常向下级党委、政府行文，安排工作。这是严重违背公文处理规定的。没有同级党委、政府的明确授权，部门无权下发此类文件，下级党委、政府可以不受理此类文件。

    5.请示和报告泛滥。一些部门报送党委、政府的请示和报告，有些并不是重大事项，有些也不属于党委、政府受理的范围，却事无巨细地上报。这样的文件，送到领导同志案头，增加了领导同志的阅文量，浪费了领导同志的精力和时间。

    二、文种使用中的常见错误

    （一）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有:请示报告、工作思路、情况汇报等。党的机关公文主要有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的公文主要有13种:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外的文种，都不能出现党政机关的公文之中。

    （二）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种要点、打算、安排、方案等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种小结、总结，以及把属于类的文种办法、规程、实施细则等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如xx市委办公室关于转发市委宣传部xx年工作要点的通知，xx政府办公室关于印发xx年xx工作实施方案的通知。

    （三）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有:通知与通告、决议与决定、请示与报告、请示与函混用。

    在公文处理中这类问题最常见的是请示与报告、请示与函混用。如xx关于批准成立xx机构的报告，xx举行xx活动的报告。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用请示而不是报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、批准的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在请示和函混用。办法规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局关于解决xx活动经费的报告或关于解决xx活动经费的请示，所用的文种都是错误的，应为关于解决xx活动经费的函。

    （四）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用决定文种。决定这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用决定文种。

    三、版头使用中的常见问题

    （一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用xx文件式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用xx的版头。

    （二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是:格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

    （三）使用没有版头的白纸印发文件

    四、发文字号中的常见问题

    （一）年号不全。如:将xx省略为07。

    （二）括弧不对。发文年度应用六角括弧〔〕括入。错用成圆括弧、方括弧［］、方头括弧。

    （三）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如:将x发〔xx〕x号错为〔xx〕x发x号。

    （四）序号累赘。发文顺序号中多加了0变成0x。

    （五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

    （六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

    （七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

    （八）字第搭配不当。正确的是字在年号之前，不用第；前面用字，后面用第；前面无字，后面就不应有第。常见的错误是:有字无第或有第无字。但字、第均省去是正确用法，如:x委〔xx〕x号。

    （九）滥用发字。只有重要文件才采用xx发字号。

    （十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

    五、签发人标注中的常见问题

    （一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。

    （二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。

    （三）标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；签发人与签发者姓名之间未加冒号。

    六、公文标题中的常见问题

    （一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。决议、决定等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如中国共产党省第九届委员会第三次全体会议关于中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定的决议，就不能省略会议名称，中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定，就不能省略发文机关。

    （二）用发文字号代替文件名称如:关于xx〔1997〕x号文件的批复，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

    （三）文字累赘。如:秘书工作x人民政府关于认真贯彻落实x政发〔xx〕xx号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为关于春耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻秘书工作x通知的通知的通知，应为关于贯彻秘书工作x通知的通知；又如关于请求解决秘书工作x的请示，应为关于解决秘书工作x的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。如xx政府办公室关于印发关于秘书工作x活动实施方案的通知中，后一个关于就可以不要。

    （四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

    （五）缺少文种。如xx市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的报告当作本公文的文种，应在其后补上通知这一文种。

    （六）发文机关简称不规范。如:如把劳动和社会保障局简称为劳社保局，就不规范。如果是发展和改革委员会应简称为发改委，如果是人口和计划生育委员会应简称为人口计生委。

    七、主送机关... -->>
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