公文处理工作存在的主要问题及解决

主送机关中的常见问题

    （一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

    （二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如市府应为xx市人民政府；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如市内各单位。（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

    （四）主送个人。公文不得主送领导个人。

    八、正文中的常见问题

    （一）错别字。主要表现:（1）因粗心大意，将宏观错成客观，拨款错成拔款，突击错成突出；（2）因辨析不准，将淡薄错成淡簿，渎职错成赎职，严厉错成严励。

    （二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

    （三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如20世纪90年代错成二十世纪九十年代；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如党的xx大错成党的17大。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

    （四）随意简称。如将社会主义精神文明建设简称为社精文建设，高速公路公司简称为高速公司。

    （五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如你单位xx〔xx〕x号文件（关于秘书工作的请示）收悉。应为如你单位关于秘书工作的请示（xx〔xx〕x号文件）收悉。

    （六）随意使用字体字号。

    （七）随意设定字距行距。

    （八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。

    九、附件标识中的问题

    （一）有附件不标注。

    （二）附件名未标全称。

    （三）标注不规范。附件二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个附字（正确的是标附件二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

    （四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。关于印发xx的通知中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。

    十、发文机关标识中的问题

    （一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

    （二）发文机关未用全称或规范化简称。

    （三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线:一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

    十一、成文日期标识中的常见问题

    （一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

    （二）将打印日期作为成文日期。

    （三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识:xx年3月20日，行政机关应用汉字标识:二五年三月二十日。

    （四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

    十二、机关印章使用中的常见问题

    （一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

    （二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

    （三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

    （四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

    十三、主题词标识中的常见问题

    （一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。

    （二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。（三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的公文主题词表中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。

    十四、办文流程常见问题

    （一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供:

    1.合乎规范要求的文件或公文代拟稿。

    2.与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。

    3.党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；

    党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。

    上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。

    涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。

    本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。

    4.代拟稿的电子文挡。

    （二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点:一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。

    （三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

    呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。

    每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。

    办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。

    （四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

    十五、请示件办理时常见问题

    （一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。

    （二）不进行严格把关，一概接受。办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理:

    请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。

    请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。

    越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。

    请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。

    来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。

    请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

    请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

    （三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

    （四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。

    （五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种:

    回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。

    领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。

    对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。

    十六、文件管理常见问题

    （一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。