机关应用文写作三

    第二章 如何做好机关应用文的起草修改审定

    第一节 机关应用文写作前的准备

    写文章之前，都要有所准备，预则立，不预则废。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。

    写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功:分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面:

    材料的准备。这是机关应用文写作的基础。巧妇难为无米之炊，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。兵马未到，粮草先行，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。韩信将兵，多多益善。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。

    思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作？是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况？这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。

    思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫吃透上头。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫吃透下头。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。

    思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说:尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可某某事。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说:他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的、总结报告、、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。

    以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。

    第二节 机关应用文的起草

    明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。

    在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。

    一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，从来也没有见过这么奇妙而完美的手时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说:这双手太突出了！记住:一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。

    脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为总统，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对总统来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的新鲜观点、深刻见解、典型材料硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的分散主义。

    容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏主心骨。在起草过程中听到一点新精神，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种唯上不唯实，处处跟风的思想毛病。对新精神应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。

    二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。

    有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。

    有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的... -->>
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