机关应用文写作三

最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的完美的手砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把喧宾夺主变成了众星捧月，使主题更突出，文件更服人。

    有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。

    尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。

    三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了进军的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成十步九回头的写法，他在致叶紫的信中说:十步九回头的法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。

    有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似通知等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。

    要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。

    第三节 机关应用文的修改(一)

    刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔?拉法格在回忆马克思一文中说:马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说:文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。鲁迅在答北斗杂志社问一文中写到:写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢？他回答说非谓先生嗔，畏后生耳。宋人朱弁在曲洧旧闻中说到欧阳修写文章时说:读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也。有的同志在谈写文件的体会时说:文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。

    机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。

    一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是:

    (1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。

    (2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。

    (3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。

    (4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。

    二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。

    (1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象、、一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述某地场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。

    (2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要放，一要收，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。法规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。刑法第一百三十一条规定:保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯。合同法规定:订立经济合同，必须遵守国家的法律。但有一份承包集体山林的合同，却写了不准人畜进山，电枪打人概不负责的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。

    (3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至自打嘴巴，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全某地，后面又变成某个区等等。

    有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。

    三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的来路是否清楚，是撰写者亲自调查的？还是从别的文件上摘引的？如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是:有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊振兴中华的，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城某地居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。

    在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要凑合，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。

    第四节 机关应用文的审定

    机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。

    对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢？首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。

    一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。