公文写作基础知识

    一，公文写作基本要求

    公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是:合"法"，求实，合体，简明，严谨，准确，规范，完整，清晰，耐久 。

    二，行文规则

    行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。

    行文规则的主要内容包括:根据机关间的工作关系准确行文;选择适宜的行文方式，一般不越级行文;正确选择主送，抄送机关;明确发文权限，不越权行文;坚持"党政文件分开";联合行文时，作者应为"同级";行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量，简化行文手续。

    三，文稿书写规范

    文稿书写规范主要涉及:文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计，排版，印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排。

    四，公文写作的一般步骤

    (一)公文写作前的准备

    1。明确行文目的和要求。

    2。确立公文主题。

    3。选定公文文种。

    4。占有材料。

    5。确定具体表达方式。

    (二)撰拟文稿

    1。安排好结构，一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次，段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。

    2。拟出写作提纲。

    3。正式撰拟文稿。

    (三)审核修改

    文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。

    五，公文的语言特点

    公文语言的主要特点是:庄重，准确，朴实，精炼，严谨，规范。这些特点具体体现在公文词语，公文语句，公文表达，公文修辞中。

    六，公文词语的选择

    在选择词语的过程中应注意: 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果;注意词语间的正确搭配，遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词，以"有的放矢"便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力;注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。

    七，公文中特殊事物和概念的表达要求

    在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则，逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意:时间的表达;空间的表达;职务，姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气，神态的表达。

    八，公文修辞

    公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明，质朴平匀，精练顺达，反对含糊暖昧，繁冗堆砌，轻浮造作，重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。

    九，公文专用词语

    由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。

    依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有:称谓词语，领叙词语，追叙词语，补叙词，承转词语，祈请词语，商洽词语，受事词语，感盼词语，令知词语，告诫词语，见解词语，判定词语，时态词语，目的词语，报送词语，颁行词语，核查词语，结尾词语等。

    十，公文语言表达的简化

    简化公文语言表达的方法主要是: 取消，压缩，替代，合并。

    十一，公文中避免歧义的一般方法

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