公文写作常见错误例析

    发文字号编写不当

    发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。xx年1月1日施行的国家行政机关公文格式(gbt9704——1999(以下简称新国标)规定:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误:

    1、机关代字混淆。

    机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为国发，四川省人事厅发文，其发文字号为川人。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如华东师范大学，它的代字不能写成华师大，因为另外还有华中师范大学、华南师范大学，如用华师大就不能分辨，而应写为华东师大。同样，南京大学的机关代字不能写成南大，因为另外还有南开大学，河南大学的机关代字不能写成河大，因为另外还有河北大学。

    2、年份不全。乱用括号。例如:

    1金计生(96)第15号

    2夹民政(xx)16号

    3夹府发〔xx〕47号

    例1年份不全，应写为1996，使用圆括号也不正确，根据国家行政机关公文格式gb/t9704——1988(以下简称原国标)规定，应用六角括号〔〕，第字多余，应删去；例23年份应置于六角括号〔〕内。

    3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如:

    1成保〔96〕劳人字第51号

    2〔xx〕外经贸发展审函字第2691号

    新国标和原国标都规定了机关代字的结构形式是发文机关代字+年份+序号。因此，例1的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，第、字多余，正确的应该是成保劳人〔1996〕51号；例2年份在发文机关代字前，字、第多余，应改为外经贸发展审函xx2691号。

    标题拟写不当

    标题是文章的眼睛，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。办法规定:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。规范的公文标题一般由发文机关+事由+文种构成，又称三要素式，如中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定，也可以是由两要素构成或由文种构成。但两要素的或由文种构成的.一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如xx交通管理局通告、公告等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。

    1、文种错用

    文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。

    (1)请示与报告错用、并用

    请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示适用于向上级机关请求指示、批准(办法)，上级对于请示必须有答复，必须事前行文，而报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问(办法)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如:

    1xx公司关于急需购买碱性电池的报告

    2xx县人民政府关于请求将xx风景区列为省级自然保护区的请示报告

    以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例1的报告改为请示，例2的报告去掉。

    (2)函与请示错用

    办法明确规定:函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。；请示，适用于向上级机关请求批准、指示。从这两条规定可看出，函与请示都可用于请求批准，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关请求批准，而请示是向有隶属关系的直接上级请求批准，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事.而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为xx市司法局关于拨付法制教育经费的请示，主送机关是xx市财政局。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种请示应改为函。

    (3)通告与公告错用

    通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项(办法)，公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项(办法)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——向国内外宣布，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——社会各有关方面，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如:

    1xx商场有奖销售开奖公告

    2xx县人民医院关于新设保健门诊的公告

    3xx火车站关于火车晚点的公告
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