英文邮件的格式

通顺，拼写是否有错误。

    6。合理提示重要信息

    不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

    7。合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

    对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

    8。不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

    businessemail不是你的，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

    附件

    1。如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

    2。附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

    3。正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

    4。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

    5。如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

    6。如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送，

    语言的选择和汉字编码

    1。只在必要的时候才使用英文邮件

    英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

    2。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

    如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

    3。对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

    4。选择便于阅度的字号和字体

    中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

    结尾签名

    每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

    1。签名信息不宜过多

    电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

    引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的，或公司的宣传。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

    2。不要只用一个签名档

    对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

    3。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。